こんな“もやもや”ありませんか？

• 「注文が紙やFAXで来て手入力に追われ、ミスが増えている…」
  
• 「新人が入ってもベテランしか分からない作業ばかりで不安…」
  
• 「受発注処理に時間を取られ、本来やるべき営業支援に手が回らない…」
  

もし一つでも当てはまるなら、この記事はまさにあなたのためのものです。
卸売・商社の導入担当者として日々抱える「受発注業務」の煩雑さや不安を解消し、最短で効率化＆属人化排除を実現するためのノウハウを余すところなくお伝えします。

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1. 受発注業務とは？ “当たり前”の中に潜むカラクリ

「受発注業務」とは、取引先からの受注と仕入先への発注を一貫して行う業務の総称です。

• 受注：お客様からの注文内容を受け取り、在庫や納期を確認して出荷手配
  
• 発注：在庫が足りない場合、仕入先へ必要な商品や資材を発注
  

BtoB取引では、見積もり作成、注文書の確認、社内システムへの入力、FAX・メール対応、倉庫への指示、請求書発行、入金管理…など、関連部署や社外企業とのやりとりが山ほど発生します。
一連の手順を暗黙の了解で回している現場も多いため、「まあいつも通りやれば大丈夫」という当たり前の裏に、膨大な属人的ナレッジが眠っているのです。

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2. 受発注担当者が直面する“暗黙の悩み”トップ４

1. 作業ボリューム過多＆複雑
   
   • 取引先ごとにフォーマットが異なる注文書を見比べ、Excelや基幹システムへ入力
     
   • 案件ごとに納期条件や価格交渉、見積もり承認フローが重なる
     
2. 人手入力・FAX・電話依存によるミス
   
   • 伝票打ち間違い、数字の桁数違い、FAX受信不良…
     
   • ミス発覚は後工程（出荷・請求）で、クレーム対応や修正工数が膨大
     
3. ベテランしか分からない属人化
   
   • 「あの人しかこの手順を知らない」ノウハウ封じ込め状態
     
   • 急な休暇・退職で業務が止まり、他メンバーが慌てる
     
4. 人手不足＆工数負荷の偏り
   
   • 繁忙期は残業常態化、担当者一人に業務が集中
     
   • 新規対応や顧客フォローに割く余裕がなく、売上機会の損失にも
     

これらの悩みは、単なる「忙しさ」ではなく、組織としての成長を阻害する大きなリスクと言えます。

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3. 課題解決のための３ステップ

ステップ1：業務フローを“見える化”し、ムダを削る

まずは現状の受発注プロセスをフローチャート化し、誰が何をどのタイミングで行っているかを可視化します。

• 重複作業や二重入力を発見し、手順を統合・削減
  
• 承認ルートの簡素化で、決裁待ちによる停滞を回避
  
• 標準マニュアル化により、新人教育・属人化リスクを低減
  

ステップ2：人員体制を整え、属人化を防止

• ジョブローテーションやペア作業で複数人が同一業務を理解
  
• 業務マニュアルの整備で、誰でも手順通りにミスなく処理可能に
  
• 繁忙期は外部BPO活用でピーク負荷を平準化
  

ステップ3：最新の受発注システムで“自動化”を実現

• AI-OCRでFAX・PDF・手書受注書を自動データ化
  
• ワンクリック発注機能で仕入先への注文を瞬時に実行
  
• リアルタイム在庫連携で欠品・余剰在庫を自動アラート
  
• 一元管理ダッシュボードで注文～請求までの進捗を即把握
  

この３ステップを順に、もしくは並行して進めるだけで、業務工数は50％以上削減、ミス率も大幅に低減できる可能性があります。

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4. 自社だからできる、“受発注バスターズ”の強み

受発注バスターズは、上記ステップをワンパッケージで実現するクラウド型ソリューションです。特に以下の３点で他社製品と一線を画します。

1. 業務フローを変えずに導入可能
   
   • 今まで通りFAXで受注→そのままスキャンでOK
     
   • システム専用フォーマット不要、現場教育の手間を最小化
     
2. AI-OCRが自動でフォーマットを識別・統一
   
   • 取引先ごとに異なる伝票様式をAIが自動解析
     
   • 手書きや折れ・かすれにも強く、読み取り精度99％以上
     
3. 属人化せず、誰でも一貫処理
   
   • 一度設定すれば、誰が使っても同じ品質で受注・発注処理
     
   • 管理者権限のロール設定で、業務範囲を柔軟にコントロール
     

導入企業様からは「月間120時間の作業時間を30時間に削減」「休日に届いたFAXを翌営業日にまとめて処理できるようになった」といった声を多数いただいています。

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5. 事例紹介：A社（卸売業）での効果

・課題：月間600件のFAX注文を３名で処理。手入力ミスによるクレームが月３～４件発生。

・導入後：

　・AI-OCR自動化により、FAX受付からデータ登録までの時間を従来比80％削減

　・入力ミスがほぼゼロに（クレーム件数は月０件に）

　・担当者１名の稼働を削減し、他業務に専念可能に

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6. まとめ：今こそ“受発注改革”に着手を

受発注業務は“当たり前”だからこそ、改善の機会を見過ごしがちです。しかし、煩雑な作業やミス、属人化は放置すると組織の成長を阻む大きな足かせになります。
今すぐ以下の一歩を踏み出しましょう。

• フロー可視化で課題を洗い出し
• 人員体制とマニュアルで属人化リスクを排除
• 最先端の受発注バスターズで自動化を実現

これらを実行すれば、担当者の業務負担が大幅に減り、ヒューマンエラーも激減。余った時間を顧客対応や分析、売上アップ施策に振り向けられます。
卸売・商社の導入担当者として、一歩先の業務効率化を目指すなら、ぜひ「受発注バスターズ」をお試しください。
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