はじめに

「またFAXで注文書が届いた…」「エクセルへの転記ミスが心配だ…」
卸売・商社の導入担当者として、こんな悩みを抱えていませんか？受発注業務とは、顧客から商品の注文を受けて仕入れ先に商品を発送する一連のプロセスの総称です。会社の売上や信用に直結する重要な仕事ですが、受注管理・発注管理ともにタスクが多く業務が煩雑になりやすい上に、電話・FAX・紙・Excelに頼るアナログ作業が多いため、毎日が“作業の連続”になりがちです。しかも、業務が属人化すると「○○さんが休むと止まる」「新人が育たない」といったリスクも無視できません。

この記事では、受発注業務の全体像と現場でよくある悩みを整理し、「誰でもできる効率化の3ステップ」を解説します。最後には、クラウド型受発注管理システム「受発注バスターズ」を使った具体的な改善事例もご紹介。今日から取り組める小さな工夫から、システム導入による大きな効果まで、ステップごとに見ていきましょう。

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1. 受発注業務の基本：全体像をつかむ

1‑1. 受注と発注の違い

• 受注：お客様（得意先）から注文を受け取ること
  
• 発注：仕入先に商品を発注（注文）すること
  

卸売・商社では、この両者が一連の流れとしてつながっています。たとえば、お客様から「来月中に○○の商品を100個納品してほしい」と連絡があれば、まず見積書を作成し、条件が合えば注文を受注。その後、仕入先に発注し、在庫が確保できたら納品手配を行い、最後に請求書を発行します。

1‑2. 典型的な業務フロー

受発注業務は一般的に「見積り」「契約の締結」「納品（受領）」「請求（支払い）」という4つの工程を経て進みます。卸売・商社の現場では、例えば次のような流れで業務が行われます。

1. 見積依頼対応
   
   • お客様の要望をヒアリングし、条件に合わせて見積書を作成
     
   • 作成した見積書をメールまたはFAXで提出
     
2. 受注登録・発注指示
   
   • 受注内容を基幹システムやExcelに入力して社内に共有
     
   • 仕入先へ発注書を作成し送付
     
3. 在庫・納期調整
   
   • 倉庫や仕入先に在庫確認を依頼
     
   • 納期が確定したらお客様へ納期回答
     
4. 納品・請求処理
   
   • 納品書を発行し商品に添えて発送
     
   • 請求書を作成・送付し、入金まで管理
     

担当者はこれらをすべて兼務するケースが多く、常に「次に何をすべきか」を切り替えながら作業しています。やるべきことが多ければ多いほど業務負荷は増え、ミスや抜け漏れも発生しやすくなるのです。

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2. 現場担当者が抱える“4つの切実な悩み”

受発注業務は各工程で必要な作業が多岐にわたり、取引先や受注件数が増えるほど煩雑化して現場の業務負荷は大きくなります。その結果、以下のような4つの切実な悩みが担当者からよく聞かれます。

2‑1. 電話・FAX対応に時間を奪われる

「在庫はある？」「いつ届く？」といった問い合わせが一日に何度も舞い込みます。伝票ファイルをめくって該当箇所を探すだけで数分かかることもあります。電話やメールでの問い合わせ対応に時間を割かれることで他の作業が滞り、担当者の業務負担が増大します。当然、電話対応中は肝心の受注データ入力が中断され、他の業務が後回しになりがちです。

2‑2. アナログ管理によるミス

紙で保管した受注伝票を見ながら手作業でExcelに転記するため、数字の打ち間違い・行のずれ・転記漏れが後を絶ちません。アナログな受発注プロセスでは、どうしても確認漏れや入力ミスが発生しやすく、その結果、誤出荷や請求漏れに発展して取引先とのトラブルを招くリスクがあります。

2‑3. 属人化のリスク

業務手順がベテラン担当者の頭の中だけにあると、「あの人がいないと何も進まない」という状況になりがちです。実際、同じ取引先とのやり取りが繰り返されるうちに「○○さんしか対応できない」状態に陥り、業務が属人化してしまうケースも見られます。急な休みや退職では業務が停滞し、引き継ぎにも時間がかかりますし、新人教育のコストも膨大です。

2‑4. 残業が当たり前の働き方

受注処理・発注入力・納品手配・請求処理までを1人でこなしていると、月末や繁忙期には深夜までパソコンに向かう残業続き…という働き方になりがちです。基本的に受発注は少人数で回している企業が多く、注文件数が多い日は担当者の負担が一気に増えます。他の業務と兼任していればなおさら時間が取れず、結果として残業が常態化してプライベートの時間も削られてしまいます。それがモチベーション低下や離職につながる要因にもなります。

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3. 今日から始める！効率化の3ステップ

以下のような課題に対して、今日から現場で取り組める効率化のステップを3つ紹介します。

ポイント1：業務フローを「見える化」する

• 狙い：無駄なステップや二重管理を発見する
  
• 方法：現状の業務手順をできるだけ可視化します。紙やホワイトボード、Excelなど手段は問いません。担当者同士でプロセスを描き出し手順を確認し合うことで、属人化の解消にもつながります。特にフローチャートで業務を図解化するとムダや遅れが視覚的に把握でき、エラーの早期発見や新人教育にも効果的です。

まずは現場の全ステップを書き出してみると、「誰が」「何をしているか」が共有され、どこに無駄や抜け漏れがあるかが見えてきます。

ポイント2：不要な作業を大胆に省く

受発注業務フローの中で、慣習的に行っている作業の中には実は省略できるものが少なくありません。まずは「この作業、なくても困らないか？」と自問し、改善候補を洗い出してみましょう。 例えば次のような無駄を減らすだけでも効果があります。

• FAXと電話の重複対応 → できる限りメール送信やWeb発注に切り替え
  
• Excel二重入力 → 受発注情報を一元管理できる台帳に統合し、転記の手間を解消
  
• 紙伝票の保管・回覧 → スキャンしてクラウドストレージで共有（必要な情報に即アクセス可能に）
  

ポイント3：受発注管理システムを試してみる

思い切って受発注管理システムを導入すれば、アナログ作業を大幅に削減できます。例えば以下のようなメリットがあります。

まずは無料トライアルやデモ画面で操作感を確かめ、社内の一部取引先から段階的にデジタル発注へ切り替えてみましょう。実際、システム化によって人的ミスの減少や業務スピードの向上といった効果が期待できます。

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4. 受発注バスターズ導入事例：現場がこう変わった！

自社開発のクラウド型受発注管理システム「受発注バスターズ」を導入いただいた企業では、上記のような効果が現場で実証されています。その一例を見てみましょう。

事例A：A商事様（従業員10名）

• 導入前：FAXで注文を受信 → 紙の伝票で保管 → 担当者がExcelに転記。月末には毎月30時間の残業が発生
  
• 導入後：Web上で注文を受け付け自動でデータ化。転記作業がなくなり、月間残業時間は5時間に激減
  
• 効果：年間約400時間の工数削減（人手にして1名分）に成功し、受発注ミスも90％減少
  

事例B：B卸売様（従業員20名）

• 導入前：「○○さんしか扱えない」業務が多く、代替要員不在で担当者に負荷集中
  
• 導入後：誰でも同じ操作で受発注対応できるシステムを整備。新人でも1週間の研修で即戦力化
  
• 効果：業務の属人性を排除してリスク低減に成功。新人教育にかかる時間も50％削減

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5. まとめ：一歩ずつ進めて“バスター”になろう！

• 業務フローを見える化 → 現状を把握してムダな手間を洗い出す
  
• 不要作業を削減 → 小さな改善を積み重ねて効率アップ
  
• システムを活用 → 手作業を省いて大きな効果を狙う

アナログ中心の受発注業務は、少しずつでも仕組みを変えるだけで劇的にラクになります。まずは「受発注バスターズ」の無料読み取りテストからお試しください。専門知識不要、シンプル操作で今日から効率化がスタートします。

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▶ 詳しくはこちら

この記事が、卸売・商社の導入担当者様の“忙しい毎日”を少しでもラクにするきっかけになれば幸いです。

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受発注バスターズ編集部

受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。
「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。

• 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
• 設立：2019年8月14日
• 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
• 公式サイト：https://batton.co.jp/

※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。