はじめに

「またFAXで注文書が届いた…」「エクセルへの転記ミスが心配だ…」
卸売・商社の導入担当者として、こんな悩みを抱えていませんか？受発注業務は会社の売上や信用に直結する重要な仕事ですが、電話・FAX・紙・Excelに頼るアナログ作業の多さから、毎日が“作業の連続”になりがちです。しかも、業務が属人化すると「○○さんが休むと止まる」「新人が育たない」といったリスクも無視できません。

この記事では、ITリテラシーが高くない方でも理解しやすい言葉で、受発注業務の全体像と現場でよくある悩みを整理し、「誰でもできる効率化の3ステップ」を解説します。最後には、クラウド型受発注管理システム「受発注バスターズ」を使った具体的な改善事例もご紹介。今日から取り組める小さな工夫から、システム導入による大きな効果まで、ステップごとに見ていきましょう。

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1. 受発注業務の基本：全体像をつかむ

1‑1. 受注と発注の違い

• 受注：お客様（得意先）から注文を受け取ること
  
• 発注：仕入先に商品を発注（注文）すること
  

卸売・商社では、この両者が一連の流れとしてつながっています。たとえば、お客様から「来月中に○○の商品を100個納品してほしい」と連絡があったら、まず見積を作成し、条件が合えば注文を受注。その後、仕入先に発注し、在庫が確保できたら納品手配を行い、最後に請求書を発行します。

1‑2. 典型的な業務フロー

1. 見積依頼対応
   
   • お客様の要望をヒアリング
     
   • 見積書を作成しメールまたはFAXで提出
     
2. 受注登録・発注指示
   
   • 受注内容をシステム（またはExcel）に入力
     
   • 仕入先へ発注書を送付
     
3. 在庫・納期調整
   
   • 倉庫に在庫確認を依頼
     
   • 納期確定後、お客様へ回答
     
4. 納品・請求処理
   
   • 納品書を発行・送付
     
   • 請求書を作成・送付し、入金管理
     

担当者はこれらをすべて兼務するケースが多く、常に「次に何をすべきか」を切り替えながら作業しています。その結果、ミスや抜け漏れが発生しやすくなるのです。

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2. 現場担当者が抱える“4つの切実な悩み”

2‑1. 電話・FAX対応に時間を奪われる

「在庫はある？」「いつ届く？」といった問い合わせが一日に何度も入り、伝票をめくって該当箇所を探すだけで数分かかることも。電話中はExcel入力が中断され、他の業務が後回しになりがちです。

2‑2. アナログ管理によるミス

紙で保管した伝票を見ながら手でExcelに転記するため、数字の打ち間違い・行のずれ・転記漏れが絶えません。その結果、誤出荷や請求漏れが発生し、取引先とのトラブルに発展するリスクがあります。

2‑3. 属人化のリスク

業務手順がベテラン担当者の頭の中だけにあると、「あの人がいないと何も進まない」という状況に。急な休みや退職で業務が停滞し、引き継ぎにも時間がかかります。新人教育コストも膨大です。

2‑4. 残業が当たり前の働き方

受注処理・発注入力・納品手配・請求処理を1人でこなすと、月末や繁忙期には深夜までパソコンに向かうのが日常に。プライベートの時間も削られ、モチベーションの低下や離職につながる要因にもなります。

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3. 今日から始める！効率化の3ステップ

ポイント1：業務フローを「見える化」する

• 狙い：無駄なステップや二重管理を発見
  
• 方法：紙・ホワイトボード・ExcelいずれでもOK。担当者同士で手順を確認し合うことで、属人化の解消にもつながります。
  

ポイント2：不要な作業を大胆に省く

• FAXと電話の二度手間 → スキャン＋メール送信に切り替え
  
• Excel二重入力 → 一元管理の台帳に統合
  
• 紙保管の廃止 → クラウドストレージで共有
  慣習で行っている作業は、意外と省けるもの。まずは「この作業、なくても困らないか？」を自問し、改善候補を洗い出しましょう。
  

ポイント3：受発注管理システムを試してみる

1. メリット①：入力ミスの激減
   
   • Web入力で「クリックするだけ」に
     
2. メリット②：情報共有の瞬時化
   
   • 在庫・納期をリアルタイム表示
     
3. メリット③：誰でも同じ手順で対応
   
   • マニュアルいらずで属人化を防止
     

まずは無料トライアルやデモ画面で操作感を確かめ、社内の一部取引先から段階的に切り替えてみましょう。

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4. 受発注バスターズ導入事例：現場がこう変わった！

事例A：A商事様（従業員10名）

• 導入前：FAX注文→紙保管→Excel転記、毎月30時間の残業
  
• 導入後：Web注文で自動データ化、残業時間が5時間に激減
  
• 効果：人手1名分を削減（工数削減約400時間/年）、ミス件数90％減少
  

事例B：B卸売様（従業員20名）

• 導入前：「○○さんしか扱えない」状態で代替要員が不在
  
• 導入後：誰でも同じ操作で受発注対応可能に。新人が1週間で戦力化
  
• 効果：属人性の排除によるリスク低減、新人教育コスト50％減
  

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5. まとめ：一歩ずつ進めて“バスター”になろう！

1. 業務フローを見える化 → 無駄を把握
   
2. 不要作業を削減 → 小さな改善を積み重ね
   
3. システムを活用 → 大きな効率化効果
   

アナログ中心の受発注業務は、少しずつでも仕組みを変えるだけで劇的にラクになります。まずは「受発注バスターズ」の無料読み取りテストからお試しください。専門知識不要、シンプル操作で今日から効率化がスタートします。

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▶ 詳しくはこちら

この記事が、卸売・商社の導入担当者様の“忙しい毎日”を少しでもラクにするきっかけになれば幸いです。

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受発注バスターズ編集部

受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。
「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。

• 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
• 設立：2019年8月14日
• 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
• 公式サイト：https://batton.co.jp/

※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。