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【保存版】受発注業務とは？業務効率化＆人員削減の完全ガイド

2025.05.07 受発注

・受発注業務とは、「お客様からの注文を受ける（受注）」と「仕入先へ必要な商品を発注する（発注）」という、一連の業務全体を指します。

・製造業の導入担当者が抱える最大の悩みは「ルーチン作業の多さ」「属人化」「人手不足」。これにより人為ミスや残業増加が発生し、業務効率低下・コスト増大を招きます。

・効率化のカギは”「可視化」「アウトソーシング」「システム導入」”の３段階的アプローチ。中でもAI-OCR搭載の受発注自動化ツール「受発注バスターズ」で、紙・電子注文の自動化を図り、担当者の作業負荷を最大93%削減できます。

1. 受発注業務とは何か？

受発注業務の一般的なフローは、以下の４ステップに分けて整理するのが定石です。各工程での注意点を押さえましょう。

  • 見積もり：発注側が見積依頼、受注側が見積書作成・提出
  • 発注確定（契約締結）：注文書・発注書のやり取りで契約を成立
  • 商品発送・受領：出荷指示、検品・納品確認
  • 請求・支払い：請求書発行→入金確認→領収書発行

1.1 受注業務の詳細

  • 電話・FAX・メール・Web・EDIなど多様なチャネルで注文を受け、販売管理システムへ登録します。
  • 取引先ごとに納期・単価・支払条件が異なるため、相見積もり（他社との比較見積もり）を行うケースもあります。

1.2 発注業務の詳細

  • 自社の販売計画に合わせ、仕入先へ数量・納期を指定して発注書を発行。
  • 在庫量をリアルタイムに把握し、過剰在庫・欠品を防ぐことが重要です。

2. 現場で起きている“あるある”課題

製造業の導入担当者、特にITリテラシーが高くない方ほど以下の悩みに直面しがちです。

  1. 手順の複雑さ
    • 商品コード、数量、金額、納期など多種多様な項目を手入力。
    • 「請求金額の打ち間違い」「二重登録」などミス多発。
  2. 属人化・引き継ぎ難
    • 長年の慣習フローがマニュアル化されず、担当者依存に。
  3. 業務負荷の集中
    • 少人数チームで大量受注時の残業・休日出勤が常態化。
  4. 部署間・取引先との連携不足
    • 在庫・営業・経理で情報が分断し、タイムラグ発生。
  5. 法令・契約対応
    • 規定改定や下請法対応など、契約書類の取り扱いも煩雑。

3. 効率化への３ステップ・アプローチ

3.1 業務フローの“見える化”

  • フローチャートやチェックリストで手順を視覚化し、ボトルネックを特定。
  • 各工程での作業時間や進捗を洗い出し、数値をKPI化（処理時間・ミス率）すると効果測定が容易に。

3.2 アウトソーシングの活用

  • 定型データ入力やFAX対応などを外部委託し、社内リソースをコア業務に集中。
  • 継続的なプロセス改善支援により、業務プロセス自体も最適化可能。

3.3 IT化・ツール導入による自動化

  • ERP連携やクラウドEDIを活用し、受注受付から在庫引当、請求書発行まで一元管理。
  • RPA・Excelマクロではなく、専用受発注システムで安定した自動化を実現。

4. AI-OCRで紙・FAX注文も自動化！「受発注バスターズ」

多くの製造業では依然として紙・FAXが主流。
AI-OCR搭載の『受発注バスターズ』なら：

  • 注文書をスキャン → アップロードするだけで、AIが自動で文字認識・データ化
  • 商品名・数量・金額・納期など項目ごとに必要情報を抽出し、統一フォーマットへ変換
  • 導入企業で受注入力作業を最大93%削減した実績あり

ポイント：取引先の運用を変えずに”事実上の電子化”が可能です。

5. 失敗しない導入のコツ

1.小さく始める：まずは受注入力を自動化し、成果を確認後に範囲拡大。

2.KPI設定：処理時間削減率・ミス削減率・残業時間削減などを数値化。

3.現場フォロー：ITリテラシーの低い方にも使いやすいUI設計と研修を徹底。

4.定期レビュー：月次で効果を振り返り、マニュアル・運用フローを継続的に改善。

5.得意先満足度向上：正確・迅速な対応で長期的な信頼関係を構築しましょう。

まとめ：明日からできる「受発注業務」の一歩

  • 受発注業務とは、見積もり→契約→納品→請求までを一体管理する重要業務。
  • 現場では「ミス多発」「属人化」「負荷集中」「連携不足」「法令対応」が顕著。
  • 可視化→アウトソーシング→システム化の３ステップで段階的に改善可能。
  • AI-OCR搭載ツールで紙・FAXも自動化し、作業負荷を最大93%削減。

まずは現状フローの可視化から始め、小さな成功体験を積み重ねましょう。余剰リソースを「顧客対応」や「営業戦略」に振り向け、企業競争力を高めていきましょう。

▶ 詳しくは → 受発注バスターズ公式ページ

受発注バスターズ編集部

受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。
「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。

  • 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
  • 設立：2019年8月14日
  • 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
  • 公式サイト：https://batton.co.jp/

※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。

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