卸売・商社担当者必見！受発注業務の課題と誰でもできる効率化ポイントを徹底解説

はじめに

「またFAXで注文書が届いた…」「エクセルへの転記ミスが心配だ…」
卸売・商社の導入担当者として、こんな悩みを抱えていませんか？受発注業務は会社の売上や信用に直結する重要な仕事ですが、電話・FAX・紙・Excelに頼るアナログ作業の多さから、毎日が“作業の連続”になりがちです。しかも、業務が属人化すると「○○さんが休むと止まる」「新人が育たない」といったリスクも無視できません。

この記事では、ITリテラシーが高くない方でも理解しやすい言葉で、受発注業務の全体像と現場でよくある悩みを整理し、「誰でもできる効率化の3ステップ」を解説します。最後には、クラウド型受発注管理システム「受発注バスターズ」を使った具体的な改善事例もご紹介。今日から取り組める小さな工夫から、システム導入による大きな効果まで、ステップごとに見ていきましょう。

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1. 受発注業務の基本：全体像をつかむ

1‑1. 受注と発注の違い

• 受注：お客様（得意先）から注文を受け取ること
  
• 発注：仕入先に商品を発注（注文）すること
  

卸売・商社では、この両者が一連の流れとしてつながっています。たとえば、お客様から「来月中に○○の商品を100個納品してほしい」と連絡があったら、まず見積を作成し、条件が合えば注文を受注。その後、仕入先に発注し、在庫が確保できたら納品手配を行い、最後に請求書を発行します。

1‑2. 典型的な業務フロー

1. 見積依頼対応
   
   • お客様の要望をヒアリング
     
   • 見積書を作成しメールまたはFAXで提出
     
2. 受注登録・発注指示
   
   • 受注内容をシステム（またはExcel）に入力
     
   • 仕入先へ発注書を送付
     
3. 在庫・納期調整
   
   • 倉庫に在庫確認を依頼
     
   • 納期確定後、お客様へ回答
     
4. 納品・請求処理
   
   • 納品書を発行・送付
     
   • 請求書を作成・送付し、入金管理
     

担当者はこれらをすべて兼務するケースが多く、常に「次に何をすべきか」を切り替えながら作業しています。その結果、ミスや抜け漏れが発生しやすくなるのです。

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2. 現場担当者が抱える“4つの切実な悩み”

2‑1. 電話・FAX対応に時間を奪われる

「在庫はある？」「いつ届く？」といった問い合わせが一日に何度も入り、伝票をめくって該当箇所を探すだけで数分かかることも。電話中はExcel入力が中断され、他の業務が後回しになりがちです。

2‑2. アナログ管理によるミス

紙で保管した伝票を見ながら手でExcelに転記するため、数字の打ち間違い・行のずれ・転記漏れが絶えません。その結果、誤出荷や請求漏れが発生し、取引先とのトラブルに発展するリスクがあります。

2‑3. 属人化のリスク

業務手順がベテラン担当者の頭の中だけにあると、「あの人がいないと何も進まない」という状況に。急な休みや退職で業務が停滞し、引き継ぎにも時間がかかります。新人教育コストも膨大です。

2‑4. 残業が当たり前の働き方

受注処理・発注入力・納品手配・請求処理を1人でこなすと、月末や繁忙期には深夜までパソコンに向かうのが日常に。プライベートの時間も削られ、モチベーションの低下や離職につながる要因にもなります。

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3. 今日から始める！効率化の3ステップ

ポイント1：業務フローを「見える化」する

• 狙い：無駄なステップや二重管理を発見
  
• 方法：紙・ホワイトボード・ExcelいずれでもOK。担当者同士で手順を確認し合うことで、属人化の解消にもつながります。
  

ポイント2：不要な作業を大胆に省く

• FAXと電話の二度手間 → スキャン＋メール送信に切り替え
  
• Excel二重入力 → 一元管理の台帳に統合
  
• 紙保管の廃止 → クラウドストレージで共有
  慣習で行っている作業は、意外と省けるもの。まずは「この作業、なくても困らないか？」を自問し、改善候補を洗い出しましょう。
  

ポイント3：受発注管理システムを試してみる

• メリット①：入力ミスの激減
  
  • Web入力で「クリックするだけ」に
    
• メリット②：情報共有の瞬時化
  
  • 在庫・納期をリアルタイム表示
    
• メリット③：誰でも同じ手順で対応
  
  • マニュアルいらずで属人化を防止
    

まずは無料トライアルやデモ画面で操作感を確かめ、社内の一部取引先から段階的に切り替えてみましょう。

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4. 受発注バスターズ導入事例：現場がこう変わった！

事例A：A商事様（従業員10名）

• 導入前：FAX注文→紙保管→Excel転記、毎月30時間の残業
  
• 導入後：Web注文で自動データ化、残業時間が5時間に激減
  
• 効果：人手1名分を削減（工数削減約400時間/年）、ミス件数90％減少
  

事例B：B卸売様（従業員20名）

• 導入前：「○○さんしか扱えない」状態で代替要員が不在
  
• 導入後：誰でも同じ操作で受発注対応可能に。新人が1週間で戦力化
  
• 効果：属人性の排除によるリスク低減、新人教育コスト50％減
  

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5. まとめ：一歩ずつ進めて“バスター”になろう！

1. 業務フローを見える化 → 無駄を把握
   
2. 不要作業を削減 → 小さな改善を積み重ね
   
3. システムを活用 → 大きな効率化効果
   

アナログ中心の受発注業務は、少しずつでも仕組みを変えるだけで劇的にラクになります。まずは「受発注バスターズ」の無料トライアルからお試しください。専門知識不要、シンプル操作で今日から効率化がスタートします。

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この記事が、卸売・商社の導入担当者様の“忙しい毎日”を少しでもラクにするきっかけになれば幸いです。