コラム
【完全版】受発注業務の事務を効率化する方法
はじめに
「毎日FAXやメールで届く注文書を、ひたすらシステムに入力している」
「取引先ごとにフォーマットが違って確認に時間がかかる」
「人を採用したくても求人に応募が集まらない」
―こうした声は、製造業・卸売業・商社の導入担当者や事務スタッフから頻繁に聞かれる現場のリアルです。
実際に「受発注業務 事務」で検索すると、求人情報や仕事内容の解説記事が数多く並びます。つまり、それだけ多くの企業が受発注事務を担える人材を求めており、同時に現場では人手不足と業務の煩雑さに直面しているということです。
本記事では、受発注業務の具体的な内容・現場が抱える課題を整理し、それをどう解決していくべきかを徹底的に掘り下げます。さらに、課題を解決するための有効な手段として「受発注バスターズ」という最新のAIサービスをご紹介します。
第1章：受発注業務の全体像 ― 事務スタッフが担う役割
受発注業務は大きく「受注」と「発注」に分けられます。
• 受注業務： 顧客から届いた注文書（FAX・メール・PDFなど）を確認し、社内システムへ入力。在庫・納期の調整や出荷手配を行い、請求書を発行します。
• 発注業務： 自社が仕入先に注文する際、数量や納期を伝え、注文書を作成・送付。納品後は支払処理も伴います。
いずれも「一つの入力ミスが納期遅延や取引トラブルに直結する」責任重大な業務です。そのため、経験豊富な担当者に仕事が集中し、属人化が進む傾向があります。
第2章：現場が抱える切実な課題
1. 帳票設定の手間
従来のAI-OCRやシステムでは、帳票ごとにテンプレートを設定する必要がありました。取引先ごとに異なるフォーマットがある以上、この設定作業は避けられず、現場に大きな負担となっていました。
2. 業務の属人化
「この取引先は“急ぎ”の文字があれば納期を前倒し」
「この商品名は社内コードだと別の名称」
-こうした暗黙知は担当者の頭の中にしかなく、引き継ぎが難しい。休職や退職が発生すると業務がストップするリスクがあります。
3. 取引先にも取引先がある問題
商流の構造上、取引先に「フォーマットを統一してください」とお願いしても、現実的には不可能です。取引先自身もさらに別の顧客との関係があるため、一律のシステム変更はできません。
4. 人手不足と採用難
求人サイトには数万件規模の「受発注事務」求人が掲載されています。しかし応募は限られ、採用は困難。結局、少ない人員で大量の注文処理をこなすしかない現状があります。
5. システム連携の壁
基幹システムやDocuWorksなど既存ツールとの連携が課題となるケースも多いです。「便利なサービスでも基幹システムに直接つながらないと意味がない」という声は多く、導入が進みにくい要因になっていました。
第3章：解決の方向性 ― 何を変えれば良いのか？
ポイント1：自社内だけで完結する効率化
取引先にフォーマット変更を求めるのは現実的ではありません。自社内で異なるフォーマットを吸収し、統一されたデータに変換できる仕組みが必要です。
ポイント2：属人化をなくす仕組み化
AIやシステムが「取引先ごとのルール」を理解して処理すれば、誰でも同じ品質で対応できます。結果として人に依存しない安定運用が可能になります。
ポイント3：基幹システムとの柔軟な連携
直接連携が難しい場合でも、CSV出力 → 手動インポートやRPAを使った自動入力によって、現行システムに無理なく組み込める仕組みが現実的です。
第4章：弊社が提供する具体的な解決策 ― 「受発注バスターズ」
ここで登場するのが、弊社のAIサービス「受発注バスターズ」です。
特徴と強み
• 帳票設定不要： フォーマットを問わず、FAX・PDF・手書きなどをAIが自動で読み取り。
• 属人化排除： AIが「取引先ごとのルール」や「独自の言い回し」を判断、自動変換。
• 取引先への依頼不要： フォーマット統一をお願いする必要なし。自社だけで効率化が可能。
• 基幹システムとの親和性： CSV出力で手動インポート可能。RPAと組み合わせれば自動連携も実現。
• DocuWorks連携： DocuWorksフォルダに入れるだけで自動処理が可能。
効果事例
• 工数削減： 手入力作業を大幅に削減し、残業時間を短縮。
• 人材不足解消： 新たな採用をしなくても既存人員で業務が回る体制に。
• 標準化： 属人化がなくなり、誰でも同じ業務品質を維持できる。
第5章：導入メリットを数字で見る
• 入力作業93%削減： 実際の導入企業データより。
• 人員コスト年間400万円以上削減： 人員1名分に相当。
• 取引先対応時間を半減： 残業削減・働き方改革にも貢献。
第6章：まとめ ― 今すぐ取り組むべき理由
受発注業務の事務は、企業にとって「止められない業務」でありながら、最も属人化・非効率化しやすい領域です。
採用難が続く中で人手に頼る仕組みを維持するのか
それともAIを活用して自社内だけで効率化を進めるのか
選択肢は明確です。
「受発注バスターズ」は、導入担当者の悩みに直結した解決策を提供します。帳票設定の手間、属人化、取引先都合によるフォーマット問題、基幹システムとの連携。これらすべてに対応し、現場の負担を減らすことが可能です。
今こそ、受発注業務の未来を見据え、効率化への第一歩を踏み出すタイミングです。
👉 詳細はこちらからご覧ください：受発注バスターズ公式サイト
受発注バスターズ編集部
受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。
「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。
- 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
- 設立：2019年8月14日
- 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
- 公式サイト：https://batton.co.jp/
※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。