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【保存版】受発注業務とは？製造業の導入担当者必見 業務効率化＆人員削減の完全ガイド

2025.05.07 製造
  • 受発注業務とは、「お客様からの注文を受ける（受注）」と「仕入先へ必要な商品を発注する（発注）」という、一連の業務全体を指します。
  • 製造業の導入担当者が抱える最大の悩みは「ルーチン作業の多さ」「属人化」「人手不足」。これにより人為ミスや残業増加が発生し、業務効率低下・コスト増大を招きます。
  • 解決のカギは”「可視化」「アウトソーシング」「システム導入」”の３段階的アプローチ。特にAI-OCR搭載の受発注自動化ツール「受発注バスターズ」で、紙でも電子でも自動化を実現し、担当者の作業負荷を最大93%削減できます。

1. 受発注業務とは何か？

「受発注業務とは」―製造業をはじめ多くの企業で日々繰り返される、

  1. 受注業務：お客様（取引先）からの注文受付・内容確認・システム登録・納品指示
  2. 発注業務：仕入先への発注書発行・納期調整・入荷確認・在庫管理
    の両方を指します。
    例えば「営業事務」であれば、電話やFAXで届いた注文書を見ながらパソコンに手入力し、在庫をチェック、納品日を調整する…という流れを毎日こなしているはずです。

1.1 具体的なフロー（発注側の視点）

  1. 見積り依頼・作成：仕入先へ見積りを依頼し、条件（価格・納期）を確定
  2. 発注書発行：正式に発注し、発注書を送付
  3. 納品・検品：商品到着後、数量や傷の有無をチェック
  4. 請求・支払い：請求書を受領し、期日までに支払い処理
    これらのステップを、担当者は「事務」の一環として毎日繰り返します。

2. 現場で起きている“あるある”課題

製造業の導入担当者、特にITリテラシーが高くない方ほど以下の悩みに直面しがちです。

  1. 手順の複雑さ
    • 商品コード、数量、金額、納期など多種多様な項目を手入力。
    • 「請求金額の打ち間違い」「納品日の入力ミス」「二重登録」などヒューマンエラー多発。
  2. 属人化・引き継ぎ難
    • 長年同じ担当者が個別対応フローを構築し、マニュアル化が不十分。
    • 休暇や退職時の業務停滞リスク大。
  3. 業務負荷の集中
    • 少人数チームで注文数が多いほど、残業や休日出勤が常態化。
    • 業務が追いつかず、納期遅れ・顧客クレームにつながるケースも。
  4. 部署間・取引先との連携不足
    • 在庫管理・営業・経理間で情報がバラバラ。
    • メールやFAXのやり取りでタイムラグが発生し、追加フォローが必要に。

3. 効率化への３ステップ・アプローチ

3.1 業務フローの“見える化”

  • フローチャートやチェックリストで手順を書き出し、担当者ごとのバラツキを洗い出す。
  • 「この工程で時間がかかっている」「二度手間が発生している」などボトルネックを特定し、マニュアルを整備。

3.2 アウトソーシングの活用

  • 定型的なデータ入力やFAX受信対応など、外部BPOに委託。
  • 社内リソースをコア業務に集中させ、人的コストを削減。

3.3 IT化・ツール導入による自動化

  • ステップ1・2で改善できない定常作業に対しては、システム導入が最も効果的。
  • 受注受付から在庫引当、請求書発行まで一元管理できる「受発注システム」を活用。
  • ExcelマクロやRPAで部分的に自動化する方法もあるが、長期的には専用システムが安定性・拡張性で優位。

4. 紙・FAXの注文もOK！AI-OCRで自動化する「受発注バスターズ」

多くの製造業では、取引先都合で「紙の注文書」「FAX」が依然として主流です。そこでオススメなのが、AI-OCR搭載の受発注自動化ツール『受発注バスターズ』。

  • 注文書スキャン → アップロードするだけで、AIが自動で文字認識・データ化
  • 商品名・数量・金額・納期など項目ごとに必要情報を抽出し、統一フォーマットへ変換
  • 既存の基幹システム（受発注システムやERP）と連携し、自動登録・処理が完了

これにより、従来担当者が1時間かけて手入力していた作業を数分で完了。実際に導入企業では、受注入力作業を最大93%削減（※残業時間・ミス率も大幅に低減）できた事例があります。

ポイント：紙やFAXの運用は変えずに、自社内だけで「事実上の電子化」を実現。取引先への浸透を待つ必要がないため、スピーディに業務効率化・人員削減を進められます。

5. 失敗しない導入のコツ

  1. 小さく始める：まずは受注入力だけ自動化し、成果が出たら発注処理や請求処理も順次拡大。
  2. KPI設定：処理時間削減率・ミス削減率・残業時間削減など、数値目標を明確化。
  3. 現場フォロー：ITリテラシーの低い担当者にも使いやすいUI(人が見て触れる画面・操作部分)か、操作研修を事前に実施。
  4. 定期レビュー：導入後も月次で効果を振り返り、マニュアル更新や運用改善を継続。

まとめ：明日からできる「受発注業務」の一歩

  • 受発注業務とは「受注」と「発注」を一体で管理する重要業務。
  • 現場では「ミス多発」「属人化」「負荷集中」「連携不足」などの課題が顕著。
  • 可視化→アウトソーシング→システム化の３ステップで段階的に改善可能。
  • AI-OCR搭載の『受発注バスターズ』なら、紙・FAX注文をそのまま自動化し作業負荷を最大93%削減可能。

まずは現状フローの見える化からスタートし、小さな成功体験を積み重ねましょう。自動化と標準化によって生まれた余剰リソースを、本来注力すべき「顧客対応」や「営業戦略」に振り向けることで、現場の負担を減らしつつ企業全体の競争力向上につなげていきましょう。

▶ 詳しくは → 受発注バスターズ公式ページ

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