コラム
FAX受注業務の限界と解決策：人手不足時代を乗り越える現実的アプローチ
「FAX受注業務に時間を取られすぎている」「人手が足りず残業が常態化している」「テレワークができない」。
もし、これらに一つでも当てはまるなら、この記事はまさにあなたのためのものです。
本記事では、FAX受注業務が抱える典型的な課題と、従来の解決策の限界を整理します。さらに、取引先に負担をかけず、自社だけで受注処理を自動化できる方法を紹介します。
最後まで読めば、「うちでは難しい」と諦めていたFAX受注業務改善が、実はすぐにでも始められる現実解だと気づけるはずです。
FAX受注業務に潜む「あるある課題」
FAXを使った受注は、日本の製造・卸売・商社で根強く残っています。しかし、現場で実際にFAX注文書を処理している人なら、次の課題に心当たりがあるのではないでしょうか。
1. 膨大な手作業と残業地獄
• 毎朝届いたFAX注文書を仕分けし、システムに手入力。
• 紙をめくりながら、商品コードや数量を一件ずつ転記。
• 大口顧客からの大量注文が重なると、残業必至。
FAX受注は、人手に依存する「アナログ作業」の典型例です。現場の声を拾えば、「受注処理だけで一日が終わる」という担当者も少なくありません。
2. 入力ミスや誤送信リスク
FAXは紙や画像として届くため、読み間違い・入力間違いが頻発します。
• 「0」と「6」を誤認識して誤出荷
• インクかすれで品番が読み取れず納期遅延
• 誤送信で取引先の情報が第三者に漏れる
一度のミスで取引先との信頼を損なう可能性もあり、担当者は常に「間違えられない」プレッシャーを感じています。
3. 取引先ごとにバラバラなフォーマット
取引先Aは独自フォーマット、取引先BはExcel、取引先Cは手書き注文書…。
結果、「フォーマットごとの読み替え」や「別紙転記」といった無駄な工程が発生します。
特に「取引先にも取引先がある」ため、相手側に「フォーマットを統一してください」とお願いしても実現は困難。受注側が泣き寝入りするのが現実です。
4. テレワークできない
受注担当者はFAX機が置いてあるオフィスに行かなければ仕事ができません。
他部署がリモート勤務を進める中、受注担当だけ出社が必須…。
働き方改革の流れに逆行している感覚に、モチベーションが下がる人も多いです。
5. 属人化と「休めない不安」
ベテラン担当者だけが知っている“暗黙のルール”が存在します。
• この会社から“至急”と書かれたら納期を⚪︎日前倒し
• 呼び方が違う商品を正しいコードに読み替える
こうした担当者の頭の中だけの知識に業務が依存すると、休暇や退職のたびに現場が混乱します。
担当者自身も「自分が休むと現場が止まる」と思い、安心して休めません。
一般的な解決策とその限界
多くの企業が、FAX受注業務を効率化しようと以下の方法を検討してきました。
方法1. PC-FAX・クラウドFAX
FAXをデータ化し、パソコンやクラウドで閲覧できる仕組みです。
→ 紙の受け取りは不要になり、ペーパーレス・テレワーク対応は進む。
ただし、システムへの入力は依然として手作業。結局工数は減りません。
方法2. OCR＋RPAで自動入
FAX注文書をOCRで文字認識し、RPAで基幹システムへ入力する方式。
→ 一見理想的ですが、帳票ごとのレイアウト設定が必須で、
想定外の記入や手書きには弱い。最終チェックは人手に依存するため、完全自動化は難しいのが現実です。
方法3. BtoB受発注システム（Web EDI・EC）
FAXを廃止し、取引先にWeb上で直接発注してもらう方式。
→ 入力ミスや二重入力はゼロになり、理想的。
しかし、取引先にシステム導入をお願いする必要があり、商流の構造上ほとんどの場合実現できません。
こうして見ると、どの方法も「あと一歩」の課題を残しています。
「相手に迷惑をかけず、自社だけで完結できる方法」が求められているのです。
受発注バスターズという現実解
ここで紹介したいのが、弊社が提供する「受発注バスターズ」です。
単なるOCRやRPAではなく、AIと運用代行を組み合わせたFAX受注自動化サービスで、次のような特長があります。
1. 導入時の帳票設定はすべて代行
従来のAI-OCRは「帳票レイアウト定義」が必要で、導入ハードルが高いものでした。
受発注バスターズでは、帳票設定はすべて弊社が代行。
担当者は「FAX注文書をアップロードするだけ」で利用を開始できます。
2. 属人化ルールもAIが処理
取引先ごとに異なる呼び方や「至急」対応など、担当者の頭の中にあった判断をAIが学習して自動化。
新人でもベテランと同じ結果を出せるため、属人化を排除できます。
3. 取引先に負担をかけない
相手に「フォーマットを変えてください」「システムを導入してください」とお願いする必要はゼロ。
取引先はこれまで通りFAXを送るだけで、自社側で自動処理が完結します。
「取引先に迷惑をかけない」のが最大の安心材料です。
4. 既存システムやDocuWorksと連携
• データはCSV形式で出力 → 基幹システムに手動/RPAで自動インポート可能。
• DocuWorksやクラウドフォルダ連携 → 指定フォルダにFAXを入れると、自動的に処理が開始。
つまり、今の業務フローを大きく変えずに導入可能です。
導入で得られる効果
実際に導入すると、次のような成果が得られます。
• 作業工数最大93％削減 → 人員不足でも回せる体制に
• 入力ミス撲滅 → 信頼性アップ・クレーム削減
• 残業削減 → 担当者が安心して休める
• テレワーク対応 → 出社前提の業務から解放
• 属人化排除 → ベテラン依存から脱却し、持続可能な体制へ
単なるコスト削減ではなく、会社全体の安心感と成長基盤につながります。
まとめ：FAX受注業務を「今」変えよう
FAX受注は、取引先の都合でやめられないことが多いです。
しかし、だからといって「仕方ない」と放置する時代ではありません。
• 人員不足
• 残業過多
• 属人化リスク
• テレワーク非対応
これらの課題は、すでに「自社だけで」解決できる手段が整っています。
まずは、自社のFAX注文書で無料の読み取りテストを試してみませんか。
「受発注バスターズ」なら、あなたの会社でも現場の負担を劇的に減らす第一歩を踏み出せます。
✅ 人手不足を解消しつつ、取引先に迷惑をかけない受注自動化。
それが、これからのFAX受注業務のあるべき姿です。
受発注バスターズ編集部
受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。
「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。
- 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
- 設立：2019年8月14日
- 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
- 公式サイト：https://batton.co.jp/
※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。