はじめに：まだFAXでの受注に悩まされていませんか？

「FAXでの受注を改善したい」──。
製造業・卸売業・商社の現場で、日々繰り返されるFAX受注処理。紙で届いた注文書を仕分け、システムへ手入力し、時には文字の読み間違いや入力漏れが発生…。

現場の声を聞くと、こんな悩みが多く挙がります。

• 紙の処理や入力に時間を奪われ、残業が当たり前になっている
  
• 取引先ごとにフォーマットが違い、設定や調整に苦労している
  
• ベテラン担当の頭の中だけにあるルールに依存し、属人化している
  
• テレワークに対応できず、人材採用・定着の面でも不利になっている

実際にある調査では、FAX受注を担当する人の6割以上が「入力作業に多大な時間がかかる」と回答し、88％が「FAXをやめたい」と思っているにもかかわらず、取引先の都合でやめられないのが現状です。

本記事では、こうした「FAX受注 改善」をテーマに、

を徹底解説します。最後に、御社の現場で今日からできる改善ステップも紹介します。

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第1章：FAX受注の現場で起きている5つの課題

課題1：入力作業と確認に膨大な時間がかかる

FAXは便利なようで、実際には「紙を取りに行く」「手入力する」「電話で確認する」といった非効率な作業の塊です。特に受注件数が多い企業では、1日数時間をFAX処理に奪われていることも少なくありません。

課題2：人的ミスが避けられない

数字の読み間違い、入力漏れ、FAXの受信エラー。どんなに注意しても人が手作業する限りゼロにはできないリスクです。ミスが納期遅延や誤出荷につながれば、顧客満足度の低下にも直結します。

課題3：情報共有が遅く、テレワークに不向き

紙ベースのFAXは検索できない・共有できない・在宅では確認できない。コロナ禍以降の働き方改革とも逆行しており、柔軟な働き方を阻害します。

課題4：属人化が進み、特定の担当に依存

「この取引先の“至急”は翌日納品」など、担当者の頭の中にしかないルールが多く存在します。結果として、担当者が休むと業務が止まり、引き継ぎも困難です。

課題5：取引先ごとに異なるフォーマット対応

「取引先にも取引先がある」ため、発注書のフォーマットは統一されません。受注側はバラバラの帳票に対応せざるを得ず、自社努力だけで効率化するのが難しいのが現実です。

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第2章：FAX受注を改善する4つのアプローチ

1. PC-FAXやクラウドFAXの導入

紙をなくし、FAXをデータで受け取る方法。
→ メリット：テレワーク可能、検索性UP
→ デメリット：結局入力作業は人手

2. OCR／AI-OCRの活用

紙のFAXを文字データ化。近年は手書き文字も読めるAI-OCRが登場。
→ メリット：入力工数削減、検索可能に
→ デメリット：帳票ごとに設定が必要、誤認識の修正作業が残る

3. BtoB受発注システムへの移行

取引先と共通システムを使い、最初からデジタル受注。
→ メリット：ミスゼロ、リアルタイム共有
→ デメリット：取引先の協力が不可欠、導入ハードル高い

4. RPAによる入力・仕分け自動化

シナリオを設定して、システム入力をロボットに代行させる。
→ メリット：24時間稼働、正確性◎
→ デメリット：設定・保守にコスト、複雑な帳票は対応が大変

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第3章：それでもFAXはなくせない ─ だから「自社内自動化」が必要

現実には「取引先がFAXを続ける限り、こちらもやめられない」という企業が大半です。
つまり改善のカギは、「取引先に負担をかけず、自社内だけで自動化する」ことにあります。

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第4章：受発注バスターズが実現するFAX受注の完全改善

ここで紹介するのが、弊社が提供する「受発注バスターズ」です。
これは単なるOCRではなく、FAX受注業務全体を自動化するためのクラウドサービスです。

特徴1：帳票設定は不要、面倒な作業は全て代行

従来のAI-OCRは帳票ごとにテンプレート設定が必要でした。
しかし受発注バスターズは帳票設定をすべて弊社が代行。ユーザーはFAXやPDFをアップロードするだけでOKです。

特徴2：属人化をAIが解消

「至急対応」や「取引先ごとの商品名の違い」など、担当者の頭の中だけにあるルールもAIが学習して自動処理。
→ 属人性の排除が可能になり、誰でも正確に業務を回せます。

特徴3：取引先に負担をかけない

「フォーマットを統一してください」とお願いする必要はありません。取引先は今まで通りFAXを送るだけ。
→ 自社内だけで改善が完結します。

特徴4：基幹システムとの連携（RPAまたはCSVインポート）

受発注バスターズは、基幹システムとの自動連携には対応していませんが、RPAを使用して自動入力を行うか、CSV形式で出力したデータを手動で基幹システムにインポートする形で連携が可能です 。これにより、FAX受注からデータ化までの流れを大幅に効率化し、手入力の手間を削減できます。

導入効果

• 受注処理工数を最大93%削減
  
• 人的ミスがほぼゼロに
  
• 残業削減、採用難の解決にも直結
  

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第5章：導入の流れと安心のテスト

つまり、既存システムを置き換える必要はなく、今の業務フローに「データ化」というステップを追加するだけで導入可能です。

ITに詳しくない担当者でも、アップロード → CSV出力 → インポートというシンプルな流れなので安心して運用できます。

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まとめ：FAX受注改善の最短ルートは「受発注バスターズ」

FAX受注の改善にはさまざまな方法がありますが、

• 取引先を変えず
  
• 属人化を解消し
  
• 人手不足にも対応できる
  

この3つを同時に満たせるのが「受発注バスターズ」です。

「残業続きの受注業務を変えたい」
「属人化をなくして組織全体で効率化したい」
「採用難の今、人に依存しない仕組みを作りたい」

──もし1つでも当てはまるなら、今が改善のチャンスです。

FAXに頼りきりだった受注業務を見直し、御社の業務効率化と働き方改革を次のステージへ進めましょう。

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受発注バスターズ編集部

受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。

「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。

• 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
• 設立：2019年8月14日
• 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
• 公式サイト：https://batton.co.jp/

※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。