コラム
【簡単に解説】AI-OCRとは？受発注業務で現場がラクになる最新技術
「AI-OCRって聞いたことあるけど、難しそうでよく分からない」
「受注入力の作業を減らしたいけど、どうすれば…」
そんな方に向けて、この記事では AI-OCRとは何かを“簡単に”わかりやすく解説 します。さらに、製造業・卸売業・商社などで特に負担が大きい FAXやPDF注文書の処理業務 をどう効率化できるか、具体的な事例や解決策まで紹介します。
結論から言うと、AI-OCRを使えば「人手で入力する必要があった帳票」を自動でデータ化でき、 残業削減・人員不足の解消・属人化の排除 といった課題を一気に解決できます。
AI-OCRとは？簡単にいうと「紙の文字をAIが読み取る仕組み」
まず基本を整理しましょう。
• OCR（光学文字認識）： スキャンした紙や画像から文字を読み取る技術。
• AI-OCR： 従来のOCRにAI（人工知能）を組み合わせた進化版。
つまりAI-OCRとは、 人間が目で見て入力していた文字をAIが自動で読み取り、データ化してくれる仕組み のことです。
従来OCRとの違いは？
従来型OCRは「活字の印刷文字」に強い一方、以下のような場面では精度が落ちました。
• 手書き文字： 手書き特有のクセや崩れ文字もAIが高精度に読み取り。
• フォーマットがバラバラな帳票： 取引先ごとに異なる書式でも自動識別。
• 傾きやカスレのあるFAX： 画像補正機能により、傾きや汚れを自動補正して読み取り精度を維持。
AI-OCRは、AIが大量の文字や帳票データを学習しているため、これらにも高精度で対応できます。つまり、現場で実際に飛び交う FAX・PDF・手書き注文書 などを扱えるのが大きな強みです。
なぜ受発注業務でAI-OCRが注目されているのか？
製造・卸売・商社などでは、今も FAXやPDFによる注文書の受け取り が多く残っています。これを人手で基幹システムやExcelに入力するのが大きな負担となり、次のような課題を引き起こしています。
1. 帳票設定の手間
従来のOCRや一部AI-OCRでは、取引先ごとに異なるレイアウトに対応するため、ユーザー自身が「どの欄が品番か」などを設定する必要がありました。帳票が増えるほど設定作業も増え、現場の負担になっています。
2. 属人化してしまう
「この会社は“至急”と書かれてきたら納期を前倒し」「この会社の商品名は社内コードに変換」など、暗黙ルールをベテラン担当者だけが把握しているケースも多いです。結果、その人がいないと業務が止まってしまう「属人化」に陥ります。
3. 取引先にも取引先がある
帳票フォーマットがバラバラなのは、取引先側にもさらに別の取引先があるからです。つまり、こちらから「フォーマットを統一してください」とお願いしても現実的に無理。取引先に合わせて対応せざるを得ない状況が続きます。
4. 人手不足と残業
郊外の倉庫や拠点では人材採用が難しく、残業続きになるケースも多いです。安全面や離職リスクにもつながり、現場の課題は深刻です。
AI-OCRでできることとメリット
こうした課題を解決する現実的な方法がAI-OCRです。
代表的なメリット
• 入力時間の削減： 数時間かかっていた受注入力が30分程度に短縮。
• 入力ミス削減： 転記ミスが減り、取引先とのトラブル防止に。
• 人員削減・残業解消： 今いる人数のままで処理量アップ。
• ペーパーレス化： 紙を探す・保管する手間を削減し、在宅でも処理可能。
ただし、ここで注意点があります。
多くのAI-OCR製品は「帳票設定の手間」や「システム連携」が壁となり、導入が頓挫するケースがあるということです。
「受発注バスターズ」なら解決できる4つのポイント
そこで登場するのが、弊社の 「受発注バスターズ」 です。
これは単なるAI-OCRではなく、受発注業務に特化した自動化サービス。
① 帳票設定の手間ゼロ
取引先ごとの帳票設定は、すべて弊社が代行。現場で面倒な設定作業をする必要がありません。
② 属人化の排除
AIが「至急」「独自の商品名」などを学習し、自動で処理。ベテランだけの“勘と経験”に頼らず、誰でも同じ品質で対応可能になります。
③ 取引先に負担をかけない
発注する取引先には これまで通りFAXやメールで注文を送ってもらうだけ。フォーマット統一をお願いする必要はなく、自社だけで自動化を完結できます。
④ 既存システムとのスムーズな連携
• CSV出力対応： そのまま基幹システムにインポート可能。
• RPA連携： CSVを自動で基幹システムに投入。
• フォルダ連携（DocuWorksなど）： 特定フォルダに注文書を入れるだけで自動アップロード。
このように現場運用を変えずに自動化できるため、導入したその日から効果を実感できるのが大きな特長です。
導入効果の実例
実際に「受発注バスターズ」を導入した企業では、次のような効果が出ています。
• FAX受注入力工数を最大93％削減： 手作業を自動化し、圧倒的な時間短縮を実現。
• 2名体制 → 1名で対応可能に： 作業負担を半減し、人的リソースを有効活用。
• 残業ゼロで業務完了： 自動化による効率化で、定時退社が実現。
• 担当者が有休を取得できるようになった： 属人化の解消により、誰でも業務を引き継げる体制を構築。
このように、「もう仕方ない」と諦めていた課題も、AI-OCRと仕組み化によって解決できます。
まとめ：AI-OCRは“今のやり方のまま”現場をラクにする技術
AI-OCRとは、簡単に言えば 「紙やFAXの文字をAIが自動で読み取り、入力作業をなくす仕組み」 です。
そして、受発注業務に特化した「受発注バスターズ」を活用すれば：
• 帳票設定の手間がなくなる： 導入時のレイアウト登録や設定はすべて代行。すぐに運用を開始できます。
• 属人化を排除できる： AIがベテラン担当者の判断ルールを学習し、誰でも同じ品質で処理可能に。
• 取引先を巻き込まず自社だけで自動化できる： FAX・メールなど、取引先の運用を変えずに社内だけで効率化。
• 既存システム・フォルダと連携できる： RPA・CSV出力・DocuWorks連携など、現在の環境を活かした自動化が可能。
これにより、人手不足・残業・採用難といった現場の悩みを一気に解消できます。
まずは、自社の帳票を使って 無料テストでどこまで自動化できるか試してみるのがおすすめです。
「人もミスも減らしながら、今の人数で回せる受発注業務」
その未来は、すぐにでも実現できます。
受発注バスターズ編集部
受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。
「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。
- 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
- 設立：2019年8月14日
- 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
- 公式サイト：https://batton.co.jp/
※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。