コラム
【完全ガイド】食品向け受発注システム導入のメリット・デメリット
食品卸売業者、メーカー、飲食店などの経営者やご担当者様へ。
日々の受発注業務で、以下のような課題に直面していませんか？
• 電話やFAXでの注文対応に時間がかかり、コア業務に集中できない。
• 人的な転記ミスや聞き間違いで、誤発注が頻発している。
• ベテラン社員の経験に頼る「属人化」が進み、情報共有がスムーズにいかない。
もし一つでも当てはまるなら、本記事がお役に立てます。
「受発注システム」は、単なる業務効率化ツールではありません。アナログな業務フローに潜むリスクを解消し、ビジネスの成長を加速させるための戦略的なIT投資です。本記事では、食品業界特有の課題から、システム導入の具体的なメリット・デメリット、失敗しないための選び方、そして成功事例まで、網羅的に解説します。この記事が、貴社のデジタルトランスフォーメーション（DX）の第一歩を後押しする羅針盤となることを願っています。
1. なぜ今、食品業界で受発注システムの導入が必要なのか？
食品業界は、他の産業にはない独自の複雑性を抱えています。鮮度が命の生鮮食品、多岐にわたる加工食品、そして細かく変動する需要予測。これらすべてを電話、FAX、手書きメモ、Excelといったアナログな手法で管理するには、限界があります。
EC市場の拡大や人手不足が深刻化する中、アナログな業務に固執することは、競合他社に差をつけられる大きなリスクとなります。電話対応に時間を取られ、慢性的な残業につながるだけでなく、営業時間外の注文に対応できないことで、直接的な販売機会を失うことも少なくありません。
これらの課題を解決し、企業の競争力を高めるために、受発注システムの導入が不可欠となっています。
2. 食品業界の受発注業務が抱える「アナログ」な3つの課題
アナログな受発注業務は、効率を阻害するだけでなく、経営に直接的なリスクをもたらします。
2.1. 人的ミスと業務の属人化
電話での口頭注文は聞き間違いやメモの取り間違いが起こりやすく、FAX注文も文字のかすれや読み間違いによるミスが頻繁に発生します。これらのヒューマンエラーは、注文数量や商品の間違いにつながり、顧客からのクレームや再配達コストの発生、ひいては取引先との信頼関係を損なう原因となります。
さらに、長年の経験を持つ特定の担当者でなければ対応できない「属人化」も深刻な課題です。担当者の不在や退職は、業務の停滞を招くリスクをはらんでいます。
2.2. 非効率な業務プロセス
電話対応は、他の重要な業務を中断させる大きな要因です。発注書の手書きや、FAX・メールで受けた注文を自社システムに手入力する作業は、二重入力のリスクを伴うだけでなく、多くの時間を浪費します。
また、営業時間外に受けたFAX注文は、深夜や早朝に出勤して手入力しなければならないため、社員の負担が大きくなりがちです。
2.3. 在庫管理の困難性
電話やFAXによる受発注では、リアルタイムな在庫状況の把握が困難です。その結果、在庫切れによる販売機会の損失や、過剰在庫による食品ロスが発生し、コスト増大の要因となります。受発注システムを導入することで、リアルタイムで在庫数を把握し、発注量を最適化することが可能になります。
3. 受発注システムが解決する！食品業界特有の5つのメリット
受発注システムを導入することで、アナログ業務の課題を根本から解決し、多くのメリットを享受できます。
3.1. ヒューマンエラーの削減と業務効率化
システム上で注文データが一元管理されるため、手入力や転記作業が不要になり、人的ミスを大幅に削減できます。発注書の作成から納品書・請求書の自動発行、さらには出荷データの連携まで、一連の業務プロセスを自動化することで、作業時間を劇的に短縮し、業務負荷を軽減できます。
3.2. トレーサビリティの確保と品質管理の向上
食品業界では、ロット・賞味期限の管理とトレーサビリティが極めて重要です。システムを導入することで、原材料の仕入れから製品の出荷までを追跡・遡及できる体制が構築でき、食品の安全・安心を確保できます。これは、消費者の信頼獲得にも直結します。
3.3. 24時間365日受注可能に
Webベースのシステムは、時間や場所に縛られることなく、いつでも注文を受け付けられます。営業時間外の注文を逃すことなく、売上増加につなげられるのは大きなメリットです。また、発注側にとっても、営業時間外や移動時間を利用して発注できるため、利便性が向上します。
3.4. 取引先ごとの柔軟な対応
食品業界のBtoB取引では、取引先ごとに異なる価格（掛け率）や注文単位（個数売り、量り売り）が存在します。システムによっては、これらの複雑な商習慣に柔軟に対応し、取引先別に価格設定や販売方法を管理できる機能が備わっています。
3.5. データ活用による経営改善
受発注データがデジタルで蓄積されることで、売上や在庫、顧客の動向を正確に分析できるようになります。このデータは、AIを活用した需要予測モデルの構築に不可欠であり、過剰在庫や欠品を削減し、食品ロスの削減に貢献します。これはコスト削減だけでなく、企業のサステナビリティ向上という観点からも重要です。
4. 導入前に確認！失敗しないための受発注システム選び方5つのポイント
システム導入で失敗しないためには、事前の準備と、自社の業務に合ったシステムを慎重に選ぶことが重要です。
4.1. 導入目的を明確にする
「何のためにシステムを導入するのか？」という目的を明確にすることが最も重要です。単に「業務効率化」ではなく、「受注にかかる作業時間を50%削減する」「人的ミスをゼロにする」など、具体的な目標を立てることで、必要な機能が自ずと見えてきます。現場の担当者へのヒアリングを通じて、現状の課題を洗い出すことも不可欠です。
4.2. 自社の業務フローに合致しているか
システムは、自社の独自の商習慣や業務フローにフィットしている必要があります。例えば、個数売りと量り売りの両方に対応できるか、取引先ごとの異なる価格設定が可能かなど。クラウド型は手軽ですがカスタマイズ性が低い場合が多く、独自の業務フローが複雑な場合は、オンプレミス型やハーフスクラッチ型も選択肢に入れるべきです。
4.3. 取引先（発注側）にとっての使いやすさ
BtoB受発注システムの成功は、取引先が継続的に利用してくれるかどうかにかかっています。発注側が無料で利用できるか、スマホやタブレットでも簡単に操作できるかなど、取引先のITリテラシーや利便性を考慮することが重要です。
4.4. 他システムとの連携性
既存の基幹システムや会計ソフト、販売管理システムとの連携は、業務プロセス全体の効率化に不可欠です。受発注システムを「入り口」として、データの自動連携により二重入力をなくすことで、さらに大きな効果が期待できます。
4.5. 費用と導入期間
導入形態によって、費用と期間は大きく異なります。
• クラウド型（SaaS）： 初期費用は無料〜数十万円。月額費用は数千円〜数十万円。即日〜数ヶ月と短期間での導入が可能で、特に中小企業にとって現実的な選択肢です。
• オンプレミス型： 初期費用は数百万円〜数億円と高額。導入までに半年〜1年以上かかることもあります。カスタマイズ性が非常に高いのが特徴です。
コストは単なる初期費用や月額費用だけでなく、導入後の保守運用費や、取引先の利用料まで含めて総合的に検討することが重要です。
5. 【比較表】食品業界向けおすすめ受発注システム6選
ここでは、食品業界で多くの導入実績を持つ主要な受発注システムを比較します。
| 製品名 | 主な特徴 | 料金体系（目安） |
| CO-NECT | FAX-OCR機能でアナログ注文をデータ化。発注側は無料利用可能。 | 初期費用0円、月額料金は要問い合わせ |
| MOS | モバイルに特化したUIで発注側が使いやすい。柔軟なカスタマイズ対応。 | 初期費用50万円〜、月額料金9万円〜 |
| BtoBプラットフォーム 受発注 | 飲食・卸売業界に最適化されたパッケージ。受注データの自動取り込みが可能。 | 料金は要問い合わせ |
| COREC | 導入実績72,000社以上。Web受注を簡単に始められる手軽さが魅力。 | 受注側：月額2,980円、発注側：月額1,480円 |
| TANOMU | 個人経営の店舗に多く導入されている。スマホ操作を重視。 | 料金は要問い合わせ。無料トライアルあり |
| アラジンEC | BtoB取引特有の複雑な商習慣（荷姿、取引先別価格）に対応。 | 初期費用300万円〜、月額料金6.5万円〜 |
※料金はプランや利用状況によって変動します。詳細は各社にお問い合わせください。
6. 導入成功事例に学ぶ、具体的な効果とDXへのステップ
多くの企業が、受発注システムの導入によって劇的な業務改善を実現しています。
6.1. 業務時間・コストの削減
• 山中青果有限会社： 受発注システムの導入で、年間約240万円の人件費を削減。
• クラウン製パン株式会社： FAX書類の仕分けが不要になり、受発注にかかる時間が3分の1に短縮されました。
• 株式会社どんどんライス： 受発注システムの導入で、年間330万円分の受注工数を削減。
• 株式会社ぐるなび： 受注から出荷指示までにかかる時間を15分からわずか1分に短縮。
6.2. DX推進とビジネスモデル変革
• 日清食品ホールディングス株式会社： ERPと受発注システムを連携させ、紙・ハンコ・手入力をなくすことで、年間約2万4千時間分の工数削減に成功しています。
• 三菱商事株式会社： AIを活用した需要予測モデルを構築し、過剰在庫の大幅削減と食品ロスの削減に挑戦。
これらの事例が示すように、受発注システムの導入は、単なる業務効率化に留まりません。デジタル化で得られたデータを活用し、需要予測やサプライチェーン全体の最適化へとステップアップしていくことで、新たなビジネスモデルを構築する「DXの入り口」となるのです。
7. まとめ：自社に最適なシステムでDXの第一歩を踏み出そう
「受発注システム 食品」というキーワードの背後には、「業務の非効率性」「人的ミス」「属人化」といった複合的な課題を抱え、解決策を求めている食品業界の経営者や担当者様がいることが明らかになりました。
受発注システムは、これらの課題を解決し、企業の競争力を高めるための強力なツールです。しかし、その効果を最大限に引き出すためには、「目的を明確にすること」と「自社の業務に合ったシステムを選ぶこと」が不可欠です。
記事で紹介したように、システムの形態や機能は多岐にわたります。まずは自社の現状の業務フローと課題を徹底的に洗い出し、その上で、費用対効果や取引先の使いやすさを考慮して、最適なシステムを選定してください。
多くのシステムが無料トライアルやデモを提供しています。本記事で得た知識を武器に、まずは気になったシステムに問い合わせてみることから始めてみませんか。
食品業界のDXは、もはや待ったなしの状況です。今日、この第一歩を踏み出すことが、貴社の未来を大きく変えることになるでしょう。
受発注バスターズ編集部
受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。
「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。
- 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
- 設立：2019年8月14日
- 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
- 公式サイト：https://batton.co.jp/
※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。