コラム
受発注システムの作り方完全ガイド｜現場課題を解決し属人化をなくす方法
「受発注システムを作りたい。でも、どうやって始めればいいのか分からない」
そんな方に向けて、本記事では 「受発注システムの作り方」と「現場の課題をどう解決できるのか」 をわかりやすく解説します。
専門用語はできるだけ使わず、実際の現場で起きている悩みに沿ってお伝えします。記事の最後まで読んでいただければ、「自社にとって最適な進め方」と「属人化や人手不足から解放される方法」 が見えてくるはずです。
1. 受発注システムとは？なぜ今必要なのか
受発注システムとは、取引先からの注文を受ける（受注）→社内処理→発注・納品 という一連の流れを電子化・自動化する仕組みです。
電話やFAX、メールでのやり取りを続けていると、こんな問題が起きがちです。
- 入力の手間が多く、残業が常態化している
- 注文書の読み間違いや入力漏れが発生する
- 「あの人にしか分からない」ルールが存在し、属人化している
- 人員不足で今のやり方を続けるのが難しい
これらは製造・卸売・商社の現場で頻繁に耳にする声です。だからこそ今、受発注システムを導入して効率化する動きが急速に広がっているのです。
2. 受発注システムの作り方には2種類ある
(1) 自社で作る（内製）
- ExcelやAccessを使った簡易システム
- 社内エンジニアによるフルスクラッチ開発
メリット
- 低コストで始められる
- 自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズ可能
デメリット
- Excel管理は同時編集に弱く、データ量が増えると限界がくる
- 属人化リスクが高い（作った人しか分からない仕組みになりがち）
- フル開発は時間も費用も大きくかかる
実際に多くの企業がExcelから始めますが、業務量の増加とともに「もう限界だ」と感じる瞬間が訪れます。
(2) 専用システムを導入する
- クラウド型の受発注サービス
- パッケージソフト
メリット
- 発注から納品・請求まで一元管理
- 多人数での同時利用が可能
- ミスを自動で防止する仕組みがある
デメリット
- 月額費用などランニングコストがかかる
- 取引先にも同じシステム導入をお願いしなければならないケースが多い
ここが最大の壁です。商流の構造上「取引先にも取引先がある」ため、一社の都合でフォーマット統一をお願いするのは現実的に難しいのです。
3. 現場の課題をもう一歩深掘りする
ここからは、導入担当者が本当に悩んでいる「2段・3段深い課題」に踏み込みます。
帳票設定の手間
従来のAI-OCRは、会社ごとに異なる帳票を扱うためユーザーが帳票設定を行う必要があり、導入のハードルが高い。
属人化のリスク
- 「この会社の“至急”は納期を前倒しする」
- 「商品名の呼び方がバラバラだから置き換える必要がある」
こうした頭の中の暗黙ルールが個人に依存してしまい、担当者が休めない。
取引先にシステムをお願いできない
- 商流が複雑で「フォーマットを統一してください」と頼んでも通らない
- 相手側もさらに別の取引先との関係があり、全体調整が不可能
これらは「システム導入を考えたが結局挫折した」という声につながります。
4. 解決策：「受発注バスターズ」で現場はこう変わる
ここで登場するのが、当社の 「受発注バスターズ」 です。
(1) 帳票設定はすべて代行
従来はユーザーが帳票レイアウトを設定する必要がありましたが、受発注バスターズでは導入時の帳票設定をすべて弊社が代行します。ITに詳しくなくても安心です。
(2) 属人化をAIが解消
AIが過去データを学習し、取引先ごとの呼び名や納期ルールも自動処理。
「担当者の頭の中にしかないルール」までシステムが引き継ぐため、誰でも同じ品質で処理できます。
(3) 取引先にお願い不要
取引先にシステムを導入してもらう必要はありません。FAXやPDFのままでOK。
自社だけで業務を自動化できるのが最大の強みです。
(4) 既存システムや各種ストレージとも連携
「受発注バスターズ」は Excel／CSV形式でのデータ出力 に対応しており、基幹システムへの反映は RPAによる自動入力 または 手動インポート で行えます。これにより、既存の基幹システムを入れ替える必要はなく、現在の業務フローを変えずに導入可能です。
さらに、注文書ファイルの取り込みについては、以下のサービスと連携しています。
- DocuWorks（スキャンフォルダに入れるだけで自動読み取り）
- Googleドライブ
- OneDrive
- e-受信
- isana
- Box
これらを利用している場合、特定フォルダにファイルを置くだけで自動的に「受発注バスターズ」が読み取りを開始。ファイル移動やアップロードの手間すら省け、現場の作業負担を最小化できます。
5. 導入による効果と心理的メリット
- 作業工数の最大93%削減
- 担当者が残業から解放される
- 人手不足でも業務が回るようになる
- 新人でもベテラン同等の処理精度で対応可能
さらに大きいのは心理的な効果です。
「自分しか分からない作業」に縛られなくなり、休暇も取りやすくなる。
経営者にとっても、採用難の中で今の人数で持続可能な体制を作れる安心感があります。
6. まとめ：システム導入は手段、自社に合う形を選ぶ
受発注システムの作り方には、
- 自作で低コストに始める方法
- 専用システムで一気に効率化する方法
があります。
ただし、現実には「帳票設定の手間」「属人化」「取引先へのお願いが通らない」という壁が立ちはだかります。
その壁を越える一つの手段が 「受発注バスターズ」 です。
自社だけで完結し、現行フローを変えずに導入できる。だからこそ、導入担当者にとって現実的で、すぐに成果を実感できる解決策となります。
次のステップ
もし「自社に導入できるか知りたい」と思われたら、まずは お問い合わせ ください。
お問い合わせいただいた後に、実際の注文書を用いた 無料読み取りテスト をご案内しております。
現場の帳票をそのまま使って精度や効果を確認できるので、「これなら現状を変えられる」 という実感が得られるはずです。
受発注業務は会社の血流ともいえる重要なプロセス。
その効率化は、ただのコスト削減にとどまらず、未来の成長を支える基盤となります。
受発注バスターズ編集部
受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。
「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。
- 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
- 設立：2019年8月14日
- 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
- 公式サイト：https://batton.co.jp/
※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。