コラム
【2025年最新版】受発注管理システム完全ガイド
卸売・商社の受発注業務、まだFAXやエクセルで手作業していませんか？毎月数十時間かかる転記作業と、ミスに怯える残業が当たり前…そんなお悩みを抱える担当者必見！本記事では「受発注管理システム」の選び方から、業務時間を最大90％削減した事例まで、分かりやすく解説します。今すぐチェックして、業務のムダを一気に解消しましょう！
1. 受発注管理システムとは？
「受発注管理システム」とは、その名のとおり”注文を受ける（受注）と注文を出す（発注）”をひとつのプラットフォームでまとめて管理できる仕組みです。従来は電話・FAX・メールやエクセルでバラバラに行っていた作業を、オンライン上で一元化し、データ入力の手間もミスも減らせます。クラウド型ならインターネット環境があればどこでも使え、複数拠点や在宅勤務にも対応可能です。
- 受注側：受注データをリアルタイムに取得し、見積書・納品書・請求書を自動作成
- 発注側：取引先への発注書をかんたんに作成・送信し、在庫と連動した発注も可能
- 共通機能：ダッシュボードで発注状況を見える化、取引先ごとに価格や品目を制御
2. 現場でこんな課題、ありませんか？
卸売・商社の受発注担当者が日々直面する、切実な悩みをピックアップしました。
①二度手間の転記作業
FAXやメールで届いた注文を見ながら、自社システムやエクセルに打ち込む二度手間。1件あたり数分の作業が、月間で数十時間に膨らみます。
②ヒューマンエラーのストレス
数量や品番の入力ミスがトラブルの種。誤出荷や納期遅れにつながり、取引先からクレームが来ると対応に追われます。
③属人化によるリスク
ベテラン担当者だけが独自ルールや「至急発注」の判断軸を持ち、休暇時の引き継ぎが難しい。
④テレワーク不可の悩み
紙の注文書や社内ファイルサーバーにしかないデータを確認するためだけに出社が必要に。
⑤現場ロケーション特有の課題
製造・物流現場：海沿いや郊外の倉庫では、退勤時のバス本数が限られ人通りも少ないため、受注入力担当者が残業で帰宅が深夜に及び、安全面で大きなリスクになります。加えて、こうした立地は人材採用にも不利で、慢性的な人手不足を招きがちです。
食品卸のケース：卸売会社は夕方まで営業ですが、納品先である居酒屋は夜営業。発注書が深夜帯に届き、担当者は朝までに処理するため、やむを得ず夜間出社を強いられることもあります。
これらの課題は、担当者の時間・精神的余裕を奪い、さらに安全面・採用面のリスクも高めています。
3. 導入メリット：こんな効果が得られる！
システムを導入すると、以下の効果が期待できます。
・業務効率が大幅アップ
自動取込やテンプレート活用で、毎月数十時間の省力化を実現。残業前提の働き方から脱却できます。
・ミス削減で信頼度向上
データはシステムに直接取り込むため、打ち間違いや転記漏れが激減。誤出荷トラブルを防止します。
・情報共有でチーム力アップ
営業・在庫・経理が同じデータをリアルタイムで参照でき、問い合わせ対応や月次集計もスムーズに。
・テレワーク対応（BCP対策）
クラウド型ならインターネット環境さえあれば、オフィスに出社せずに受発注業務を続けられます。
これにより地震・台風・感染症拡大などの緊急事態で出社できないときも、注文処理が止まらず、事業を継続・早期復旧できる体制（BCP：事業継続計画）を実現します。
・安全・採用リスクの低減
自動化で残業が減り、夜間出社による安全リスクが解消。限られた人材で回せるため、慢性的な人手不足も改善します。
4. システム選定時の５つのチェックポイント
「受発注管理システム 比較」「無料」「クラウド」…情報があふれる中で失敗しないためのポイントです。
| チェック項目 | 内容 |
| 取引先の導入ハードル | 無料・低コスト・操作が簡単か。取引先の協力が得やすいか。 |
| クラウド vs オンプレミス | 初期費用／保守コスト、セキュリティ要件、既存システム連携のしやすさ。 |
| 機能のカスタマイズ性 | 自社業務フローに合わせて画面／項目追加が可能か。 |
| 費用対効果 | 毎月の利用料と、システム導入によって削減できる作業時間やコストを比べて、導入する価値があるか確認しましょう。 |
| 多言語対応 | 海外取引がある場合、画面を英語で表示できるか、英語の操作マニュアルやサポート体制があるかをチェックしましょう。国際取引先にも配慮が必要です。 |
5. “部分自動化”で今すぐ効果を実感！「受発注バスターズ」の活用例
取引先のFAX運用を変えずに自社だけ効率化したいなら、AI-OCRによる部分自動化が最適解です。
製品・サービスの特徴
・帳票設定の手間ゼロ：従来のAI-OCRはユーザーがレイアウト設定を行う必要がありましたが、「受発注バスターズ」では帳票設定をすべて弊社が代行。お客様側の面倒な作業は一切不要です。
・独自ルールの自動処理：
「この会社から『至急』と来ているから納品日を前倒し」「取引先ごとに商品名が違う」といった属人的な判断基準も、AIが自動で読み取り・判断して処理します。
導入の流れ
1.取引先へは従来どおりFAX・PDFで発注を依頼
2.受注書をスキャンしてシステムにアップロード
3.AIが帳票レイアウトを自動認識し、データ化・集計
4.自社基幹システムやExcelに出力して二次利用
このアプローチなら、夜間対応や残業の削減だけでなく、属人化の解消やミス削減も同時に実現できます。
6. まとめ：ムダをなくし、現場を守るDXを
1.現場課題を整理：二度手間・ミス・属人化・安全リスク
2.チェックリストで比較検討：取引先の導入ハードルや費用対効果
3.まずは部分自動化から：「受発注バスターズ」で帳票設定の手間ゼロ＆夜間対応不要
4.フル機能導入へステップアップ：効果を見ながら本格的な受発注管理システムを追加
受発注業務は企業間取引の要。今すぐムダをなくし、担当者のストレスを軽減するとともに、安全面・採用面のリスクも低減しましょう。最適なツール選定と段階的な導入で、あなたの現場を守りながら生産性を飛躍的に向上させてください。
受発注バスターズ編集部
受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。
「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。
- 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
- 設立：2019年8月14日
- 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
- 公式サイト：https://batton.co.jp/
※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。