コラム

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受発注管理でFAX注文から脱却＆自動化！残業ゼロ＆人手不足解消

2025.06.05 受発注

卸売・商社の導入担当者の皆さん、「受発注管理」の手間に追われ、毎日残業が当たり前になっていませんか？倉庫が郊外にあって帰宅時間が遅くなる、深夜の発注対応で寝不足…そんな中、人材採用も難しくなる一方です。本記事では、受発注管理にまつわる現場のリアルな課題を整理し、業務効率化のポイントを分かりやすく解説。最後には、社内だけで自動化を完結できるAI-OCRツール『受発注バスターズ』をご紹介し、安全・快適な働き方を実現する方法を具体的にお伝えします。

1. 受発注管理とは？まず押さえたい基本

受発注管理とは、自社が受け取った注文（受注）をシステムに登録し、在庫や納期を確認したうえで仕入先に発注を出す一連の業務を指します。
従来はFAXや電話、メール、手書き伝票、Excelなど、様々な手段でやり取りをした後、担当者がパソコンに転記する「手作業」が中心でした。その結果、以下のような問題が起きやすくなります。

  • 転記ミスや数字の読み違いによる誤出荷
  • 受注データの集計・レポート作成に膨大な時間
  • 担当者がいないと進まない“属人化”
  • 営業外時間の対応で慢性的な残業

実際、ある調査では受発注業務の約85%が手作業で行われているとも言われ、業務効率化が急務になっています。

2. 現場の“あるある”課題―４つの具体例

2.1 郊外倉庫での残業＆安全リスク

物流倉庫が海沿いや郊外にある場合、終業後のバスや電車の本数が限られ、人通りも少ないため、受注入力のために残業すると帰宅時の安全面が心配です。また、勤務地が不便なため採用も難しくなり、「人が集まらない→残業が増える→さらに人が辞める」という悪循環に陥りがちです。

2.2 深夜対応の負担（食品卸の例）

居酒屋など飲食店向け食品卸では、居酒屋が夕方から営業を始め、発注書は営業終了後の深夜に届きます。卸売会社の担当者は翌朝までに処理を終える必要があり、夜間に出社せざるを得ないケースも多発。これでは働き方改革どころか、社員の疲弊が加速します。

2.3 帳票設定の手間と属人化

見積書・注文書・納品書・請求書など、取引先ごとに異なる帳票レイアウトに対応するため、従来のAI-OCRではユーザー自身が設定作業を行う必要があり手間がかかっていました。さらに、「至急注文は必ず当日処理」「商品名が会社によって違う」といった暗黙ルールをベテラン担当者が頭で覚えている状態では、休暇時や異動時に対応がストップしてしまいます。

2.4 フォーマット統一の限界―「取引先にも取引先がある」

商流構造上、取引先も別の取引先とやり取りしているため、「こちらからフォーマットを統一してください」とお願いしても、相手側の調整が難しく、システム導入を断られるケースが多いのが現実です。紙と手作業が混在してしまい、自社だけの努力では抜本的な効率化が進みません。

3. 受注管理システム導入で得られる３つのメリット

・入力作業とミスを大幅削減
 システム化・AI-OCR化により、注文内容の手入力が不要に。ヒューマンエラーによる誤発注や在庫不足リスクが激減し、クレーム対応の手間も減ります。

・24時間自動受付で残業ゼロへ
 FAX・メール・PDFいずれも自動で取り込み、夜間に届く注文もAIが登録。担当者は翌朝内容をチェックするだけでOK。深夜対応の負担をゼロにし、残業削減と働き方改革を実現します。

・属人化の解消と人材定着
 AIがベテランのノウハウ（至急対応ルールや別名の商品コード）を学習。誰が扱っても同じ品質で処理できるため、担当者の交代・休暇による業務停滞を防ぎます。

4. 自社だけで完結！『受発注バスターズ』の強み

従来のクラウド型受発注管理システムとは一線を画し、『受発注バスターズ』は自社内だけで受発注業務の自動化を完結できるAI-OCRツールです。

・帳票設定は完全代行
 お客様側で細かな帳票設定を行う必要なし。導入時に弊社が全レイアウトを登録・調整し、すぐに運用開始できます。

・AIがルールを自動学習
 “至急”オーダーや独自の呼称も、導入当初からAIに学習させることで、初回から高い精度で自動処理。ミスを許さない仕組みです。

・既存フローを変えずに導入
 取引先にはこれまで通りFAXやメールで注文してもらい、裏側でAIがデータ化。現場の業務手順を大きく変える必要はありません。

・人員削減と採用難の解消
 自動化によって作業時間を最大90%以上削減可能。採用をかけずに既存スタッフで対応でき、慢性的な人手不足を根本から解消します。

5. 導入イメージと効果

  1. 導入準備（1〜2週間）
    • 弊社が取引先の帳票レイアウトをヒアリング＆登録
    • 社内受注フローへのシステム連携設定
  2. 本番運用スタート
    • FAX受信・メール添付PDFをそのままアップロード
    • AIが自動で受注データ化し、既存基幹システムへRPA(定型業務の自動化)連携
  3. 効果測定（導入1ヵ月後）
    • 手入力時間：月間80時間→5時間に削減
    • 残業時間：月間50時間→5時間に減少
    • 新規採用コスト：0円（人員を追加せず対応）

担当者からは「夜間対応がなくなり、安全に帰宅できるようになった」「新人でもベテラン並みの処理ができ、安心して休暇が取れる」といった声を多数いただいています。

6. まとめ：まずは小さく始めて大きく変える

受発注管理の自動化は、「フォーマット統一ができない」「取引先に協力してもらえない」という従来の限界を超え、自社内だけで効率化を完結できるのが特徴です。
FAX注文からの解放が、残業ゼロ・人手不足解消・社員の働きやすさ向上へとつながります。

今こそ、受発注管理を見直して「攻めの業務」へシフトしましょう。
『受発注バスターズ』がお手伝いします。

お問い合わせはこちら
 https://batton.co.jp/lp/order-busters/

受発注バスターズ編集部

受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。

「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。

  • 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
  • 設立：2019年8月14日
  • 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
  • 公式サイト：https://batton.co.jp/

※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。

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