コラム
受発注業務に向いてる人の特徴と、誰でもできる業務改善・効率化
こんな悩みはありませんか？
- 「受注数や納期の確認ミスで取引先に迷惑をかけた…」
- 「担当者がいないと業務が止まってしまう属人化が不安…」
- 「毎月残業が増えて、まずは業務量を減らしたい」
- 「どんな人を採用すればこの仕事が回るかわからない」
多くの卸売・商社の導入担当者は、こうした声を抱えたまま「自分の会社には“受発注業務に向いてる人”がいない」「いっそ誰でも扱える仕組みを作りたい」と考えています。本記事では、まず「向いてる人」の特徴を明示したうえで、実際に今のメンバー＋仕組みで受発注業務を回すコツと、属人化を排除するシステム活用法をご紹介します。
1. 受発注業務に向いてる人の３つの特徴
細かなチェックが得意
商品名・品番・数量・金額・納期など、一字一句のズレが大きなトラブルに直結します。几帳面で誤字脱字や数字ミスを見逃さない人は、この仕事に適性があります。
コミュニケーション力が高い
得意先や仕入先とメール・電話・チャットでやりとりする機会が多く、臨機応変な対応が求められます。にこやかで明確に意図を伝えられる人ほどスムーズに進みます。
マルチタスク＆段取り上手
納期の早いもの、重要なお客様の注文、緊急の修正依頼など、同時進行で優先順位をつけながら処理できる力が必要です。計画性があり、タスク管理が得意な人は仕事をこなすスピードが格段にアップします。
2. 「向いていない」と感じる人が陥りがちな課題
- うっかりミスが多い → 小さな入力ミスが積み重なり、請求や在庫調整で大きな手戻りが発生。
- 報連相が遅れがち → 社内外の情報共有が滞り、取引先から「進捗が分からない」と信頼を損ねる。
- 数字や表計算が苦手 → Excelや基幹システムでのデータ入力に時間を取られ、処理スピードが落ちる。
- 単調作業に飽きやすい → ルーティンワークの多さにストレスを感じやすく、モチベーション維持が難しい。
これらはあくまで「傾向」です。苦手な点があっても、方法やツール次第でカバーできます。
3. 今日からできる業務効率化のコツ３選
・タスクの見える化＆優先順位付け
全注文リストを一覧化し、納期や重要度に応じて色分けしましょう。視覚的に把握することで、抜け漏れや誤処理を防ぎます。
・テンプレート＆ツール活用
よく使うメール文面、発注書フォーマット、社内連絡用の定型文はテンプレート化。Excelのフィルター機能や条件付き書式を使うだけで、作業時間が大幅に短縮できます。
・こまめなコミュニケーション
不明点はすぐ確認＆報告。チャットツールや短い電話を活用し、「いつまでに何ができるか」をその都度共有すれば、後からトラブル対応に追われる時間が減ります。
4. 属人化排除がもたらす大きなメリット
「ベテランしかできない」「あの人が休むと業務停止」──属人化は組織に大きなリスクを抱えさせます。
- 担当者不在でも業務が滞らない
- 作業手順が平準化され、新人でも即戦力化しやすい
- ミスの多発を防ぎ、取引先からの信頼を維持できる
まずは業務フローをマニュアル化し、誰でも同じ手順で処理できるようにしましょう。そして次に、ITツールで「自動化」「標準化」を進めることで、属人化ゼロの体制を実現できます。
5. システム導入で「人×仕組み」の最強タッグを実現
最新の受発注システムを活用すると、以下の効果が得られます。
・自動入力・処理
紙・FAX・PDF注文書をAI-OCRが読み取り、自動でデータ化。担当者はアップロードと承認だけでOK。
・ヒューマンエラー防止
ルールに沿って一律処理するため、ケアレスミスをシステムがブロック。誰でもミスなく正確に処理できる環境に。
・リアルタイムの情報共有
クラウド型なら受注・在庫・納期状況が即座に社内外で共有可能。担当者交代や急な依頼にも柔軟に対応できます。
・フォーマットばらつき対応
取引先にも取引先がある商流構造のため、多様な注文書フォーマットが発生しますが、システム側で自動解析・標準化。お取引先様にフォーマット統一をお願いする必要はなく、自社内だけで自動化を推進できます。
・操作は直感的
専用知識不要の画面設計で、ITリテラシーが低い方でも短期間で使いこなせます。
6. 『受発注バスターズ』ならではの３つの強み
・フォーマット不問で全自動化
どんな注文書もAIが自動解析し、93％以上の工数削減を実現。
・暗黙知をAI化
ベテラン担当者の“勘”や“個別ルール”を学習し、新人でも同等レベルの処理精度を発揮。
・既存業務へのスムーズ導入
現在の業務フローを大きく変えず、FAXスキャン→システム連携だけで始められる安心設計。
おわりに
「自社に向いてる人がいない」「人を増やすだけでは限界がある」と感じたら、属人化ゼロの仕組みを検討するタイミングです。受発注業務は会社のライフラインとも言える重要業務。人手に頼らず、「人×仕組み」で最適化することで、現場の負担は大きく軽減し、組織全体の生産性も飛躍的に向上します。
まずは無料デモで操作感をお確かめください。受注処理の自動化が、あなたのチームを次のステージへ導きます。
受発注バスターズ編集部
受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。
「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。
- 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
- 設立：2019年8月14日
- 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
- 公式サイト：https://batton.co.jp/
※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。