コラム
【完全版】受発注フローとは？製造・卸売・商社が“今すぐ見直すべき理由”と業務改善の具体策
「受発注フローを整理したい」「バラバラな注文書の処理に限界を感じている」
そんな悩みを持つ製造・卸売・商社のご担当者様は非常に多いです。
しかし、ネットで調べても
• 書いてある内容が抽象的
• 自社に当てはまらない
• 結局どう改善すればいいのか分からない
という理由で、記事を読んでも“自社の課題”とつながらず、すぐに離脱してしまうケースがほとんどです。
そこで本記事では、受発注フローの基礎から、なぜ現場が疲弊してしまうのかという核心課題、そして自社だけで受発注業務を自動化できる最新の実践策まで解説します。
「いま現場で起きていることを、分かりやすく具体的に知りたい」
そんな方にとって、この記事は確実に役立ちます。
1. 受発注フローとは？まずは“全体の流れ”を正しく把握する
受発注フローとは、
取引先から受注し、商品を出荷し、請求・入金まで完了する一連の業務の流れです。
一般的には次のようなステップで進みます。
- 注文の受領（FAX・メール・PDF・電話）
- 注文内容の確認（商品名・数量・単価・納期など）
- システムへの入力
- 社内手配（在庫確認・生産手配・出荷指示など）
- 納品・検品
- 請求書発行・入金管理
本来はシンプルに見えます。しかし現場の担当者は、この“当たり前”の裏に膨大な作業を抱えています。
2. 受発注フローで多くの企業がつまずく「3つの壁」
上位表示されている競合サイトの分析と、製造・卸売・商社の導入担当者が抱える悩みを紐解くと、共通して次の3つの壁が浮かび上がります。
壁①：バラバラな注文書フォーマットによる作業地獄
受注担当者が最も苦しむのは 「取引先ごとにフォーマットが違う」 という問題です。
• ある会社はExcel
• 別の会社は手書きFAX
• PDFのレイアウトも毎回違う
• 商品名の呼び方も会社ごとに違う
これは、そもそも「取引先にも取引先がある」ためです。
自社に合わせてフォーマットを統一してほしいと思っても、取引先側にも別の仕入先・販売先が存在するため、全体を変えるのはほぼ不可能です。
つまり…
受注システムを導入しても、入力作業が減らない。
フォーマットの統一依頼は、ほぼ成功しない。
これが現場の実情です。
壁②：担当者の頭の中にしかない“属人化ルール”
ベテラン担当者であれば、こんな判断を日常的にしています。
• 「この会社の“至急”は本当に急ぎ。納期を前倒ししないとクレームになる」
• 「この取引先の“青0001”は、うちのシステムでは“ブルーA-01”を指す」
• 「この書き方はミスじゃない。あの担当者の癖だ」
しかし、これらはマニュアル化されていません。
そのため、
• 担当者が休むと業務が止まる
• 新人には習得が難しい
• 人によって処理の精度が違う
• 業務がブラックボックス化する
という深刻な問題が発生します。
属人化は、作業効率の低下だけでなく、
会社としての生産性・安定性の低下につながる重大リスクです。
壁③：システムを導入しても手入力が減らない
一般的なAI-OCRや受注システムを導入しても、次の問題が残ります。
●帳票設定が難しい
多くのツールでは、
「帳票レイアウトをユーザー側で設定してください」
という仕様になっています。
取引先ごとにレイアウトが違うため、設定には膨大な時間がかかります。
●実際は“自動化”にならない
フォーマットが違えば設定し直しになるため、
• 新規取引先が増えるたびに設定が必要
• 取引先がレイアウトを少し変えると読み取れなくなる
• 結局、人の手で確認・修正が必要
という事態が続きます。
つまり、せっかくシステム化しても
「思っていたほど楽にならない」
が起こりやすいのです。
3. 現場の担当者は何に最も悩んでいるのか？深層インサイト
競合記事から読み取れるのは“表面的な課題”ですが、導入担当者の本音を深掘りすると、次のような“本質的な悩み”が強く現れます。
インサイト①：人手不足で“残業ありき”の現場が限界を迎えている
製造・卸売・商社では、ベテラン退職の波と採用難が重なり
「少ない人数で多すぎる案件を処理している」
という状況がほとんどです。
月末や繁忙期は、
• 朝から晩まで入力作業
• 注文の山
• 電話対応が重なり混乱
• ミスが怖くて休めない
といったプレッシャーがのしかかります。
インサイト②：「自分が休むと業務が止まる」心理負担の大きさ
属人化している業務では、
• “自分しか分からない処理”が多すぎる
• 休みづらい
• 異動・退職しにくい
• 精神的な負担がずっと続く
という問題があります。
これは単なる業務効率ではなく、
担当者の人生にも影響する深刻な問題です。
インサイト③：「取引先が協力してくれないから無理」と諦めている
多くの企業が
• フォーマット統一の依頼
• Web発注への切り替え
• 新システムの共有
などを試みていますが、ほぼ成功しません。
そのため担当者は、
「どうせ改善できない」
と半ば諦めてしまっています。
4. では、どう改善すればいいのか？“自社だけで”受発注フローを変える方法
ここまでのインサイトを踏まえると、
必要なのは次の3つです。
1. 取引先のフォーマットに依存しない仕組み
2. 属人化ルールをAIに引き継げる仕組み
3. CSVで基幹システムに渡せる仕組み（既存システムを変えない）
この条件を満たすことで、
自社だけで、現場の受発注フローを劇的に改善できるようになります。
5. 「受発注バスターズ」が受発注フローの悩みを解決できる理由
ここからは、御社サービスを“解決策の一つ”として自然に紹介します。
① 帳票設定はすべて代行（設定の手間ゼロ）
一般的なAI-OCRではユーザーが帳票設定を行いますが、
受発注バスターズは、すべて弊社側で設定を代行します。
そのため、
• 新規取引先が増えてもOK
• レイアウトが変わってもOK
• ITが苦手でもOK
現場の負担が一切増えません。
② AIが属人化ルールを学習し、自動で判断
受発注バスターズのAIは、
担当者が経験で行ってきた判断を学習できます。
たとえば、
• 「この会社の至急は納期⚪︎日前倒し」
• 「この商品の呼び名の違い」
• 「この担当者だけの書き方」
などを自動で読み取り、処理できます。
つまり、
ベテランの“頭の中”をAIに移すイメージです。
③ 取引先の運用は一切変えなくてOK
受発注バスターズは、
• FAX
• 郵送
• 手書き注文書
など、どんな形式にも対応できます。
つまり、
取引先にフォーマット統一をお願いする必要がありません。
これは多くの企業が「一番助かる」と言うポイントです。
④ 多彩なフォルダ連携で、アップロードすら不要
次のようなフォルダに置くだけで自動処理が始まります。
• DocuWorks
• isana
• Googleドライブ
• OneDrive
• Box
• e-受信FAX
作業は「置くだけ」。
これ以上シンプルな運用はありません。
⑤ CSV出力で基幹システムと連携できる
受発注バスターズの出力は CSV形式。
そのため、
• 既存の基幹システムを変えずに
• RPAで自動インポートも可能
• 手動で取り込むことも可能
つまり、
“いま使っているシステムをそのまま活かせる” ということです。
⑥ 実際の効果：最大93％の受注入力削減
導入企業では、
• 受注入力の93％削減
• 月末の残業ゼロ
• 属人化の解消
• 新人でもベテラン同等の処理が可能
• ミス激減で取引先からの信頼向上
といった成果が出ています。
6. まとめ：受発注フローは「自社だけで」変えられる
多くの担当者が
「取引先が変わらないから改善できない」
と諦めていますが、実際には 自社だけで改善できます。
そして、受発注フローを自動化できれば、
• 残業がなくなる
• 属人化が解消される
• 人手不足への不安が減る
• 業務が止まらない組織になる
• 担当者の心理的負担がなくなる
という大きなメリットが生まれます。
【よくある質問：受発注フロー】
Q1. 受発注フローの最適化は何から始めるべきですか？
まずは 現状の受注処理の流れを見える化 することです。
どこで手作業が発生しているか、どこが属人化しているかを洗い出すことで、改善ポイントが分かります。
Q2. 取引先のフォーマットが統一されていなくても改善できますか？
できます。
この記事で説明したように、取引先側を変えずに自社だけで自動化できる仕組み が重要です。
Q3. AI-OCRを導入しても手入力が減らないのはなぜ？
多くの場合、帳票設定を自社で行う必要があるためです。
フォーマットが変わるたびに設定し直す必要があり、結果として手間が増えます。
Q4. 基幹システムとの連携はできますか？
CSV形式でのデータ出力が可能なため、
基幹システムへの手動インポートまたはRPAによる自動インポートが可能 です。
Q5. 受発注フローを自動化するメリットは？
作業時間の削減だけでなく、
• ミス防止
• 属人化の解消
• 残業削減
• 人手不足への対応
• 担当者の心理的負担の軽減
という、長期的なメリットがあります。
受発注バスターズ編集部
受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。
「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。
- 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
- 設立：2019年8月14日
- 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
- 公式サイト：https://batton.co.jp/
※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。
