ホームコラム FAX受注の手入力、いつまでやるの？

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ホームコラム FAX受注の手入力、いつまでやるの？

FAX受注の手入力、いつまでやるの？

2025.07.17 FAX

「居酒屋から深夜1時に届くFAX伝票を、翌朝までにすべて入力しなければならない -」。このように、食品卸売業の受注入力担当者が深夜業務を余儀なくされる背景には、夜型営業の取引先と自社の営業時間ギャップがあります。

多くの現場では「FAX受注はやめたいが、取引先の協力を得られない」「手入力によるミスや残業が減らない」といった声が聞かれます。本記事では、FAX受注の課題を整理し、最小限の投資で効率化・自動化を実現する方法を、食品メーカー・食品卸の導入担当者視点でご紹介します。

1-1. 夜間対応の負担

　・居酒屋など夜型取引先の受注は閉店後にFAXで届く。
　・担当者は翌朝始業前までに処理を終えねばならず、深夜出社や早朝残業が常態化。
　・夜間の入力作業は疲労や集中力低下でミスも発生しやすい。

1-2. 帳票レイアウト設定の手間

　・従来型OCRでは伝票ごとのレイアウト定義をユーザー側で作成する必要がある。
　・新規・変更帳票が発生するたびに設定作業が発生し、運用が煩雑化。
　・外注やベンダー依頼も調整に時間とコストがかかる。

1-3. 属人化によるリスク

　・「この得意先は〇〇と書かれたら納期を前倒し」などの暗黙ルールが存在。
　・商品名の呼び方が会社や人によって異なり、変換・判断に属人性が強い。
　・ベテランが不在だと業務が滞り、ミスや遅延の原因に。

1-4. 取引先多段構造による標準化困難

　・「取引先にも取引先がある」商流構造のため、フォーマット統一の依頼が通りにくい。
　・Web発注システムなどを導入しようとしても調整に時間がかかる。
　・最終的に自社だけで効率化を完結させたいニーズが高まっている。

【メリット】：紙の印刷不要でペーパーレス化が進む
【デメリット】：受信後の読み取り・手入力作業は残存し、大幅な効率化にはつながりにくい

【メリット】：手書き文字の自動テキスト化で入力ミスを減少、検索性向上
【デメリット】：認識精度の限界や、帳票レイアウト設定作業がユーザー負担になる

【メリット】：デジタル化で入力不要・ミス削減・在宅対応も可
【デメリット】：取引先全社へのシステム切替が難しく、導入ハードルが高い

取引先ごとに異なる帳票レイアウト設定作業を弊社が代行。ユーザー側のIT作業負荷はゼロ。導入後すぐに稼働可能です。

AIが手書き文字や社内商品マスターとの曖昧照合を自動実行。ベテラン担当者のノウハウをシステム化し、新人でも即戦力になります。

取引先への依頼は一切不要。FAX番号・送信方法も従来どおりでOK。受信から社内システム連携までワンストップ自動化。深夜対応の必要もなくなります。

・夜間対応不要に：
　自動化により受信・処理完了までを無人で実行

・ミス率90％以上削減：
　手入力・読み間違いをゼロに

・年間コスト大幅削減：
　1日数千件処理の企業で、1,000万円以上のコスト圧縮事例も

・自動処理比率93％の実績：
　月間注文の93％を自動処理した導入企業も。
　人手の作業負担が大幅に削減され、業務スピードの向上やミス防止、
　人員追加なしでの運用拡大が可能に。

1. 【ヒアリング】：現状の受注フローや課題をヒアリング（オンライン対応可）

2. 【無料テスト実施】：ヒアリングをもとに帳票サンプルを用いて読み取りテストを実施

3. 【連携・運用開始】：本番連携設定→運用へ。帳票追加や精度調整は弊社が継続対応

FAX受注業務の属人化・夜間対応・人手不足に悩む現場にこそ、受発注バスターズは力を発揮します。
「取引先は変えられない。でも社内は変えられる。」-まずはお気軽にご相談ください。
ヒアリング後、御社の実情に合わせた無料テストをご提案いたします。

受発注バスターズ編集部

受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。

「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。

※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。

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