コラム
fax受注システムで手入力を削減
はじめに：まだ夜中に出社していませんか？
食品卸業の受注担当者は、居酒屋や小売店などの「夜間発注」に振り回され、
- 深夜に届いたFAXを朝までに手入力
- 紙の仕分けと確認に数時間
- 社内基幹システムへの転記作業
…といった負担を強いられています。
ITリテラシーが高くなくとも使える仕組みで、夜間対応ゼロ＆ミス削減を実現する方法を解説します。
1. FAX受注業務に潜む４大課題
1. 夜間対応の強制
◦ 居酒屋が営業終了後（深夜）にFAXが到着
◦ 担当者は深夜～早朝に出社し処理
◦ 睡眠時間の切り縮め、人手不足を加速
2. 紙帳票の仕分け・保存コスト
◦ 取引先ごとにフォーマットが異なり、紙をファイリング
◦ 保管スペース確保や廃棄ルールの運用負荷
3. 手入力によるヒューマンエラー
◦ 数字混同、文字潰れ、見落とし
◦ 「入力漏れ→欠品」「読み間違い→過剰出荷」など、トラブル頻発
4. 属人化リスク
◦ 取引先ごとに独自のルールや表現があり、それを担当者が頭の中で処理しているケースは少なくありません。
◦ 「◯◯水産からFAXが来たら、基本すべて“至急”扱いにしている」
◦ 「“赤玉10”と書かれていたら“赤たまご10パック”を意味する」
◦ ベテラン社員の経験に頼って処理されている業務は、非常に属人化しやすいのです。
2. ３つの現実的な解決アプローチ
| 方法 | 概要 | メリット | デメリット |
| 方法1：PC-FAX/クラウドFAX | 受信FAXをPDF化してWeb閲覧 | ・紙運用のままペーパーレス化 ・テレワーク対応可 | ・入力は手作業のまま ・検索性は限定的 |
| 方法2：AI-OCR＋RPA連携 | AIで文字抽出→RPAで基幹システムへ自動転記 | ・手入力大幅削減 ・ミス率激減 ・履歴検索も容易 | ・OCR精度に依存 ・初期テンプレ設定が必要 |
| 方法3：オンライン受発注システム | 発注から受注までWeb化 | ・入力不要 ・在庫、納期照会もリアルタイム | ・取引先協力が必須 ・使い方浸透に時間 |
方法1は手軽ですが“入力の省力化”には至らず、方法3は効果大ゆえに導入が難しい。そこで、方法2：AI-OCR＋RPAが実用性と効果の両立策として注目されています。
3. 「受発注バスターズ」でできること
当社サービス「受発注バスターズ」は、FAX受注のOCR化からRPAとの連携までを支援し、業務効率を大幅に改善します。
3.1 FAX→画像化・OCR処理
◦ 受信FAX（紙／PDF）をスキャナまたは連携機器で取り込み
◦ AI-OCRエンジンが 品名・数量・取引先コードなど を文字データ化
◦ 手書き文字や非定型帳票も、高精度の読み取りに対応
3.2 データ確認・修正
◦ OCR結果は画面上で確認・修正が可能
◦ 操作はシンプルで、ITに不慣れな方でも扱いやすい
3.3 RPAツールによる基幹システム連携
◦ 読み取ったデータは、自社のRPAを活用し、基幹システムへ自動入力
◦ 画面操作型の自動処理のため、既存システムの改修は不要
◦ 入力ミスや作業時間の大幅削減を実現
3.4 帳票テンプレート設定の完全代行
◦ 取引先ごとに異なる帳票レイアウトのOCRテンプレートはすべて弊社が設定・管理
◦ 新しい帳票が追加された際も、丸投げでOK！
4. 導入効果の実例
| 指標 | 導入前 | 導入後 | 削減率・改善率 |
| 受注入力工数 | 100時間／月 | 8時間／月 | 92％削減 |
| 年間人件費相当 | 約1,200万円 | 約100万円 | 約1,100万円削減 |
| OCR読み取り精度 | 80％前後 | 98％超 | 約18％向上 |
| 人為的ミス発生件数 | 30件／月 | 1件以下／月 | 97％減少 |
- 夜間対応ゼロ：注文書はOCR→RPAで夜間も自動処理。人の出社は不要
- ヒューマンエラー激減：読み取りと入力を自動化することで、ミスの温床を排除
- 属人化排除：商品名の読み替えや“至急”判断も、AIがルール化して処理
- スモールスタート可能：システム改修不要で、今のやり方を変えずに導入可能
5. まとめ：FAX受注業務の「常識」を変える一歩を
- 「夜間にFAX対応するのが当たり前」
- 「入力ミスがあるのは仕方ない」
- 「あの担当がいないと分からない」
そういった“我慢と属人化”で回してきたFAX受注業務は、いま大きく変えられます。
「受発注バスターズ」を活用すれば、
- 取引先には一切依頼せず、
- 社内のフローはそのままに、
- 受注業務だけを自動化・省力化・標準化できます。
導入の手間やITリテラシーの不安を理由に、改善を先送りにする必要はありません。
まずは小さく始めて、現場の負担を大きく減らす。その一歩から、企業の働き方も変わっていきます。
受発注バスターズ編集部
受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。
「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。
- 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
- 設立：2019年8月14日
- 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
- 公式サイト：https://batton.co.jp/
※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。