コラム
FAX受注の問題点5選と解決策｜属人化・ミス・残業を一掃する方法
FAX受注業務で「こんな悩み」、ありませんか？
- 毎朝大量のFAXを開封し、紙をプリントし直して手入力…
- ベテラン担当者しか分からない「社内ルール」で属人化が進行中…
- 紙の山から過去注文書を探すのに時間がかかり、探し物で業務が止まる…
FAX受注の非効率さは、多くの製造業・卸売業・商社の導入担当者が直面する「あるある」問題です。ですが、「取引先もFAXを手放せない」「システム導入が大変そう」と、改善を諦めていませんか？本記事では、FAX受注の典型的な問題点を網羅的に洗い出し、「自社だけで完結できる解決策」をご紹介します。
１章｜FAX受注の問題点5選
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入力ミス・転記ミスが避けられない：
紙のまま手入力する以上、数字や品番の打ち間違いはゼロになりません。
誤出荷や納期遅延が起きるたびクレーム対応に追われ、顧客満足度が低下します。 -
ベテラン頼みの属人化リスク：
たとえば、ある取引先から届くFAXには「青L」や「特注白」といった略称だけが書かれていることがあります。
それが何の商品なのか、正式な型番や数量がどうなるかは、長年その会社を担当してきた人だけが分かる——まさに“経験と勘”が頼りの状態です。
こうした業務が特定の担当者にしか処理できないままだと、その人が休んだり辞めたりした瞬間に、受注業務全体が止まってしまうリスクがあります。 -
処理に膨大な時間と手間：
FAX受信からプリント、システム入力、確認…一連の流れに毎日何時間も取られ、
本来の営業活動や分析に回せる時間が激減します。 -
紙管理の煩雑さと検索性の悪さ：
過去の注文書を探すのに倉庫やファイルを漁る日々。
FAX機の紙切れ・インク切れトラブルで注文を取りこぼすリスクもあります。 -
人件費・諸コストの肥大化：
手作業に伴う人件費、FAX用紙・インク代、複合機リース費用…
紙ベースの運用は隠れたコストをどんどん膨らませます。
２章｜なぜ今すぐ改善すべきなのか？放置による“３つの重大リスク”
「FAX受注は面倒だけど、取引先の都合もあるし仕方ない…」
そんなふうに感じて、今のやり方を続けていませんか？
しかし実は、その“仕方ない”の裏側に、会社として見過ごせないリスクが潜んでいます。
リスク①：現場担当者が限界に近づいている
FAX受注の処理は、ベテラン担当者の経験に依存しがちです。
「この会社は略称で来るから気をつけないと」「この会社からの“至急”は◯日前倒しだな」といった判断を、一人の担当者だけが担っていることも少なくありません。
さらに現場では、メンバーの高齢化が進んでおり、体力的な負担や今後の継続性への不安も大きくなっています。
その結果、ちょっとしたミスでも「なぜ見落としたんだ」と責任が集中し、プレッシャーやストレスが過剰にかかってしまう。
日々の業務をこなしながら「自分が辞めたらどうなるんだろう」と感じている担当者もいるかもしれません。
リスク②：人を増やせないのに、作業は減らない
人手不足や採用難が続く今、FAXの手作業対応に人を割き続けるのは現実的ではありません。
増員も難しく、ベテランが抜けた後の引き継ぎ先もいない…そんな未来が、すぐそこに迫っています。
特に、今のメンバーが辞めても同じスキルを持つ人材を採用できる保証はなく、人材確保は年々厳しさを増しているのが現実です。
このままでは「今は何とかなっているけど、いつか業務が止まる」という状況になりかねません。
リスク③：紙とFAXに頼りきったままだと、会社の信頼が下がる
FAXでのやり取りには、紙のムダ・情報漏洩・管理の煩雑さなど、現代の企業として避けたい問題が山積しています。
このようなアナログ運用を続けていると、環境配慮や情報管理に無頓着な会社だと見られかねません。
「社会に配慮した会社かどうか」は、取引先や社員、求職者からも厳しく見られる時代です。
放置の代償は、「時間のムダ」では済まない
FAX受注の問題を「多少手間がかかるだけ」と軽く考えていると、
気づかないうちに、会社の信用・人材・未来を少しずつ失っていくことになります。
だからこそ、“今のやり方を続けるリスク”を見直し、
小さな一歩でも、改善に踏み出すことが必要なのです。
３章｜効率化への３ステップ
STEP 1｜ボトルネックを可視化
現場ヒアリングで「どこに時間を取られているか」「どこでミスが起きやすいか」を洗い出します。
STEP 2｜デジタル化手段を検討
- クラウドFAX：紙を印刷せずPCで確認
- Web-EDI：オンラインで注文書をやり取り
- AI-OCR：FAX/PDFを自動で読み取り
STEP 3｜現行フローを最小限変更して導入
取引先には今まで通りFAX送信を依頼し、自社のみで自動化を完結させる体制を構築します。
４章｜現場に負担をかけない自動化ツールとは
「設定工数ゼロ」の代行サービス
帳票設定はすべて代行。担当者はFAXやPDFをアップロードするだけでOK。
属人性をAIに継承する
ベテランの“勘”や“社内ルール”もAIが学習し、誰でも同じ品質で処理可能に。
取引先へ一切の依頼不要
相手は今まで通りFAX送信。自社だけでDXを完結できます。
５章｜自社ソリューション「受発注バスターズ」のご紹介
受発注バスターズは、FAX・PDF・紙など様々な形式の注文書をAIが自動で読み取り、自社システム用データに変換する受注特化型AI-OCRサービスです。
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帳票レイアウト自動認識：
フォーマットの違いをAIが判断 -
マスタ連携変換：
取引先独自の品番・名称を自社基準に自動変換 -
文章のニュアンスを読み取る：
たとえば注文書の「至急」「できるだけ早く」などの指示を理解し、
AIが自動で納品日を数日分前倒しして出力 -
初期設定不要：
導入から運用まで完全サポート -
出力データは手動またはRPAでインポート可能：
CSVなどで出力し、手動で既存システムへ取り込むか、RPAによる自動化も可能
ある導入企業では受注登録手作業93%削減、残業時間も大幅減少。担当者は確認作業と最終取り込みのみでOKとなり、「誰でも同じ品質で対応できる」体制が実現しました。
６章｜まとめ：今すぐ第一歩を踏み出そう
FAX受注業務の問題は、単なる手間ではなく企業の信用・人材・未来に関わる課題です。
まずはお問い合わせいただき、自社の受注業務をどこまで効率化できるかをご相談ください。
「FAXだから仕方ない」を、今日から変えていきましょう。
お問い合わせはこちら → https://batton.co.jp/lp/order-busters/