コラム
【OCR×生成AIで受発注業務が変わる】
紙の注文処理、そろそろ限界ではありませんか？
“うちはまだFAXが主流で……” ”注文書が各社バラバラで……”
製造・卸売・商社の現場では、いまだに紙やFAXによる注文処理が主流です。しかし、その都度手作業で入力・確認を繰り返すことで、現場の人手と時間が奪われているのが実情です。さらに属人化したルールやフォーマットのばらつきが、業務効率を著しく下げています。
とはいえ、過去にOCR（光学文字認識）やAI-OCRの導入を試みたものの、帳票設定の難しさや精度の問題で断念した方も多いはず。
でも、最新の「生成AI搭載OCR」なら、その悩み、解決できます。
OCR、AI-OCR、生成AI-OCRの違いとは？
| 技術 | 特徴 | 弱点 |
| OCR | 活字を読み取る基本技術 | 手書き文字や非定型帳票に弱い |
| AI-OCR | AIで精度が向上したOCR | 帳票設定が必要、柔軟性に欠ける |
| 生成AI-OCR | 文脈理解で補完・自動処理 | 新しいが認知度が低い |
生成AI-OCRはChatGPTのような大規模言語モデルを活用し、書類の文脈やレイアウトを理解。従来のOCRが読み取れなかった部分も自動で補完できるため、読み取り精度が飛躍的に向上しています。
なぜ今、生成AI-OCRが注目されるのか？
1. 帳票設定が不要
従来のAI-OCRは、帳票の項目ごとにレイアウト設定が必要でした。これが大きな手間でした。生成AI-OCRは、文書全体の構造を理解するため、「品名」「数量」などの項目を指定するだけで、どんなフォーマットの帳票でも自動で情報を抽出します。
2. 属人化を排除
受注業務では、「この会社から“至急”と来たら⚪︎日前倒し」など、属人的な判断が求められます。生成AI-OCRは、過去の文脈を学習し、そうした独自ルールも自動で判断し処理。人による業務差や、担当者しか知らない判断基準が不要になります。
3. 取引先に依存しない
取引先ごとに帳票フォーマットが異なるのは、避けられない現実です。しかし生成AI-OCRなら、どんなフォーマットでも読み取り可能。取引先に「フォーマットを変えてください」とお願いする必要がなく、自社側だけで自動化が完結します。
よくある質問
Q. 生成AI-OCRは無料で使えるものもありますか？
A. はい、いくつかの無料プランが提供されているOCRツールもあります。例えば、Google Cloud Vision APIでは無料枠があり、手軽に始められます。ただし、業務用途で本格的に使いたい場合は、精度やサポートが重要ですので、無料プランだけではカバーできない部分もあるかもしれません。実際、企業の受発注業務などで高精度を求める場合は、受発注バスターズのような専門的な有料ソリューションがより安定した効果を発揮します。
Q. 画像やPDF、手書きの書類も認識できますか？
A. もちろん、生成AI-OCRは手書きの注文書やPDF、さらには画像ファイルも読み取ることができます。特に手書き文字や読みづらい書類も、生成AIが補完して正確にデータ化してくれるので、従来のOCRでは難しかった書類でも高い精度で認識できます。これにより、紙やFAXでの受注処理もスムーズに自動化できるんです。
Q. 自社の業務に導入するのは難しいのでしょうか？
A. 実は、最新の生成AI-OCRは非常に簡単に導入できます。多くのツールは直感的な操作で使用できるようになっており、特別な設定や専門知識はほとんど必要ありません。さらに、受発注バスターズのように、導入時の設定を専任のサポートチームが代行してくれるサービスもあるため、初めての導入でも安心です。最小限の手間で、すぐに業務効率化を実感できます。
Q. 取引先ごとのフォーマットに対応できるのか不安です…
A. その点も心配いりません。生成AI-OCRはフォーマットに依存せず、どんな注文書でも自動で読み取ります。つまり、取引先ごとに「これまでのやり方を変えてほしい」とお願いする必要がなく、自社だけで業務を自動化できます。AIが異なるフォーマットや表記方法を理解し、自動でデータに変換してくれるので、取引先との調整をする手間が省けるんです。
Q. AIを導入した場合、どれくらいのコスト削減が期待できますか？
A. 導入によって得られるコスト削減は、ケースバイケースですが、例えば受発注業務の処理時間を大幅に短縮することができます。実際、導入事例では、業務効率化により年間数千時間の工数削減が実現したという声も多く、従業員の残業削減や、採用難の解消にも繋がっています。短期的なコストも、業務効率化とミス削減による長期的な効果で回収できるケースがほとんどです。
解決策：「受発注バスターズ」なら全自動で受注処理が完結
▼ 特徴まとめ
• 帳票設定は不要: 弊社が設定代行。導入負荷ゼロ。
• 属人化排除: 過去の判断ルールもAIが自動対応。
• フォーマット自由: 取引先にフォーマット変更を依頼不要。
• フォルダ連携: DocuWorks、box、Google Driveなどと連携可能。
• CSV出力で基幹システムと互換: RPA活用で自動インポートもOK。
さらに、読み取ったデータの精度チェックも搭載。人が確認すべき箇所だけをハイライト表示するため、ミスのない安心運用が可能です。
こんな現場におすすめ
• FAXや紙での注文書が今も主流
• 帳票レイアウトがバラバラで登録が面倒
• 特定の担当者しかわからない独自ルールが多い
• 新しい人材の確保が難しい
まとめ：もう帳票処理で悩まない
生成AI搭載のOCRは、単なる「読み取り」を超え、業務の「理解と判断」まで自動で行ってくれる存在です。
そして「受発注バスターズ」は、受注業務に特化した設計と、現場目線の使いやすさを兼ね備えています。人に依存せず、取引先にも依存せず、誰でも簡単に使える仕組みが整っています。
今あるFAX、PDF、画像のまま、受注処理を自動化しませんか？
【お問合せはこちら】
https://batton.co.jp/lp/order-busters
業務改善を一歩前に進めるなら、今がそのタイミングです。
受発注バスターズ編集部
受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。
「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。
- 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
- 設立：2019年8月14日
- 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
- 公式サイト：https://batton.co.jp/
※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。