コラム
卸売業に最適な受発注システムとは？課題と解決策を徹底解説
「FAXで届いた注文書を深夜まで入力している…」
「人手不足で新しい担当を採用するのも難しい…」
「取引先ごとにフォーマットが違って毎回調整に時間がかかる…」
卸売業の現場で、こうした声は後を絶ちません。
実は、受発注業務は 属人化・非効率・ミスの温床 になりやすく、企業成長の足かせになっているケースが多いのです。
本記事では、卸売業における受発注業務の 現状課題 → 解決策 → システム選びのポイント を分かりやすく解説します。さらに、取引先に負担をかけず、自社だけで効率化できる「受発注バスターズ」という具体的な解決策もご紹介します。
「残業続きの受注業務から解放されたい」
「人材を増やさずに効率化したい」
という方はぜひ最後までご覧ください。
卸売業の受発注業務に潜む5つの大きな課題
1. 倉庫立地による「残業リスク」と採用難
卸売業や物流業では、倉庫が海沿いや郊外にあるケースが少なくありません。
受注入力が終わらずに残業すると、人通りもない夜道を帰宅する危険があります。
さらに、こうした立地条件は人材採用にも不利に働きます。
「夜遅く帰らなければならない職場」という印象は、応募者にとって魅力的ではなく、慢性的な人手不足につながります。
2. 発注タイミングと営業時間のズレ
食品卸の例では、取引先の居酒屋からの注文が深夜にFAXで届くことが多いです。
その結果、担当者は昼までに作業を完了させるため、 早朝に出社して大量の注文を手入力する必要があり、働き方の大きな負担となっています。
3. 帳票設定の手間と複雑さ
従来のAI-OCRを使うと、取引先ごとに異なるレイアウトに合わせて 自社で設定作業を行わなければならず、手間が膨大でした。
「業務を楽にしたいのに、導入で逆に負担が増えた」という声も少なくありません。
4. 属人化したルールへの依存
「この取引先は“至急”と書かれたら翌日納品」
「同じ商品でもA社とB社では呼び方が違う」
こうした 人の頭の中にしかないルール が多いと、担当者が休めず、引き継ぎも困難になります。
万一、担当者が退職すれば 業務が止まるリスクすらあります。
5. 取引先にも取引先がある「商流の壁」
「フォーマットを統一してください」
「今後はWebシステムでやり取りしてください」
そうお願いしても、取引先にはさらに別の取引先があり、全体調整は困難。
結果として、バラバラな注文書フォーマットを自社で何とか処理するしかない状況に陥ります。
受発注システム導入で得られる主なメリット
これらの課題を解決する手段の一つが「受発注システム」の導入です。
• 業務の効率化・残業削減
手入力の多くを自動化し、残業を前提とした働き方から脱却できます。
• ヒューマンエラーの防止
数字の打ち間違い、転記漏れといったミスを減らし、信用リスクを防げます。
• 属人化の解消
システムがルールを記録・実行するため、「特定の人しか分からない」状況を防ぎます。
• 取引機会の拡大
営業時間外でも注文を受け付けられるようになり、受注機会が増えます。
• 在庫・情報共有のスピードアップ
データ化によりリアルタイムで社内共有でき、在庫や売上の見える化が進みます。
卸売業に合った受発注システムを選ぶポイント
• 取引先に負担をかけないか
取引先にシステム利用を強制しない、自社完結型かどうか。
• 帳票設定の容易さ
ITリテラシーが低い担当者でも扱える仕組みか。設定代行があるか。
• 基幹システムとの互換性
CSV出力が可能か。既存の販売管理システムに取り込めるか。
• フォルダ連携機能
DocuWorksや専用フォルダに帳票を入れるだけで、自動アップロードされる仕組みがあるか。
• サポート体制
導入時の設定代行、運用中の相談サポートが充実しているか。
解決策の一例：「受発注バスターズ」
ここで、実際に卸売業の課題にフィットする具体的なソリューションの一例をご紹介します。
特徴① 帳票設定はすべて代行
従来のAI-OCRのようにユーザーが帳票設定をする必要はありません。
「受発注バスターズ」では 帳票のレイアウト設定をすべて代行します。
特徴② 属人ルールもAIが学習
ベテランが暗黙知として持っていた「至急対応」や「商品呼称の違い」も、AIが学習して自動処理。
結果として 属人性を排除でき、誰でも同じ品質で受注処理が可能になります。
特徴③ 取引先に負担をかけない
取引先には 今まで通りFAXやメールで発注してもらえばOK。
システム導入をお願いする必要はなく、自社内だけで業務改善が進められます。
特徴④ 基幹システムとの互換性
受注データは CSV形式で出力可能。
基幹システムにRPAで自動インポート、あるいは手動で取り込むことができます。
特徴⑤ フォルダ連携で自動アップロード
DocuWorksなど指定フォルダに帳票を保存するだけで、システムに自動アップロードされます。
「スキャンして置くだけ」の簡単運用で、ITが苦手な現場でも安心です。
実際の効果
• 受注処理時間を最大93%削減
手作業の大幅な削減により、受注処理時間が最大93%削減され、業務効率が向上。
• 人的ミスをほぼゼロに
OCRとAIによる精度向上により、誤入力や誤発注がほぼゼロに。
• 残業の大幅削減と採用難の解消
業務効率化と工数削減により、残業が削減され、採用難の解消に繋がります。
導入企業では「早朝出社が不要になった」「採用を増やさなくても回るようになった」といった成果が報告されています。
まとめ：受発注システムで卸売業務はここまで変わる
卸売業における受発注業務は、これまで「仕方ない」と思われがちでした。
しかし、残業・人手不足・属人化・取引先フォーマットの壁といった課題は、システム導入で大きく解決可能です。
特に「受発注バスターズ」は、
• 取引先に依頼せず自社だけで完結
取引先への新たなシステム導入依頼なしで、自社内だけで業務効率化を実現。
• 属人化をAIで解消
AIが取引先ごとのルールや特徴を学習し、属人化を排除。業務を全社員で標準化。
• 人員増なしで残業削減
自動化により、追加の人員を必要とせず、残業を削減。効率化が進み、定時勤務を可能に。
という特徴を備えており、現場担当者の切実な悩みに真正面から応えるソリューションです。
まずは無料の読み取りテストから試せます。
自社の帳票でも本当に正確に処理できるのか、不安を解消した上で導入を検討できます。
👉 受発注業務を効率化し、安心して定時に帰れる職場へ。
今こそ、卸売業の受発注業務を次のステージに進めてみませんか？
受発注バスターズ編集部
受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。
「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。
- 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
- 設立：2019年8月14日
- 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
- 公式サイト：https://batton.co.jp/
※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。