コラム

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FAX受注をクラウド化して劇的効率化!“紙と業務負担”からの卒業

2025.08.07 FAX

「夜遅くまでFAX注文書の山とにらめっこ…もう限界!」
そんな声を上げる受注担当者は少なくありません。自社の受注がFAX中心で、紙の仕分け・手入力・保管に追われていませんか?本記事では、FAX受注業務の“あるある”課題を深掘りし、クラウドFAX+自動化で業務負担を削減する方法を解説します。誰でも今すぐ始められる3ステップを具体的に紹介し、最後には「受発注バスターズ」ならではの強みと、導入時の不安への答えもお伝えします。


FAX受注業務の“あるある”5選

1. 早朝対応や処理遅延が当たり前に
取引先は「FAXしか送れない」と言い張り、注文書の山を手入力で処理。
「ゼロを一つ打ち間違えた…!」というヒヤリ体験は日常茶飯事。
2. 属人化によるリスク
ベテラン担当者だけが知る“裏ルール”に依存。
休暇や異動時に業務が完全ストップ。
3. テレワーク不可の壁
FAX機の前まで行かないと受注できず、在宅勤務が実現しない。
災害・停電時も「受注停止=売上ロス」のリスク大。
4. 紙の仕分け・保管コスト
毎日数十~数百枚の注文書を集め、部署別に仕分け。
キャビネットがFAX原本で埋まり、オフィススペースを圧迫。
5. 複数チャネルの二重運用
FAXは手入力、メール注文は別システム…結局担当者が複数ツールを行き来。
統一フォーマットがなく、集計作業が毎月苦行に。

3つの効率化ステップ

ステップ① クラウドFAXでペーパーレス&遠隔対応

仕組み
FAX機からクラウドサーバーへ。届いたFAXは自動でPDF化され、Webブラウザで即確認できます。

主なメリット

出社しなくても在宅で注文処理が可能に
紙の印刷・仕分け・保管が不要
本社・支社どちらからでもリアルタイム確認

導入効果例
ある製造業では導入後、「FAX処理のための月間業務時間が大幅に削減」

ステップ② OCR+RPAで処理の自動化

仕組み
クラウドFAXで受信→AIが文字を読み取り→そのデータを業務システム用の形式で出力。
必要に応じて、RPAを使ってシステム入力まで自動化可能。

主なメリット

  • 入力作業ゼロで、ミスが大幅減少
  • 24時間いつでも自動処理
  • 処理履歴も自動で保存されており、過去の注文内容や対応状況を画面からすぐ確認可能

ステップ③ マルチチャネル一元化で全社最適

課題
FAXだけ効率化しても、メールやEDIが手作業では全体最適とは言えない

対策
FAX・メール(PDF/Excel)・Web発注など、すべての注文をひとつの仕組みでまとめて処理

効果

  • データが一元化されて集計・分析が簡単に
  • 担当者の業務が“入力”から“確認”へシフト

受発注バスターズなら、受注業務をここまで変えられる

受注処理のクラウド化・自動化に取り組みたいけれど、「どこから始めていいかわからない」「既存の業務を変えるのが不安」という声もよく聞きます。

そんな現場のリアルな悩みに応えるのが、受発注バスターズです。


「受発注バスターズ」が選ばれる5つの理由

1. すべての注文チャネルに対応
FAX・メール・EDIをまとめて処理。担当者が使い分けに悩むことはありません。
2. 帳票の設定不要。すべて弊社が対応
「この帳票、読み取れる?」という不安があっても大丈夫です。
事前にテストし、必要な調整はすべて弊社が対応します。設定や登録作業はお客様側では不要です。
3. 人の判断もAIがサポート
手書き文字や略語、得意先ごとのクセも、AIが自動で判断・処理。
4. いまのやり方を変えずに導入できる
FAX番号はそのまま。取引先にも「何もお願いしない」導入が可能です。
5. RPA連携でさらなる自動化も可能
CSV形式で出力したデータをそのまま使うことはもちろん、
RPAを組み合わせることでシステムへの登録作業も自動化できます。

よくある導入時の不安とその解消ポイント

導入を検討いただく企業さまから、以下のようなご質問・懸念をいただくことがあります。
受発注バスターズでは、こうした不安にもきちんとお応えしています。

不安点解消ポイント
コストが高いのでは?月額利用料+初期費用のみ。大規模投資不要。
取引先への依頼が面倒番号変更不要、今まで通りFAX送信でOK。
帳票レイアウト対応?読み取り可否は事前に確認可能。調整も弊社が行います。
操作が難しい?はじめての方でも、迷わず使える画面です。
社内システムとつながる?データはExcelやCSV形式で出力され、現在ご利用中の販売管理ソフトなどに手動でインポートしてご利用いただけます。RPAを活用すれば、そのインポート作業も自動化が可能です。

まとめ:今日から始めるFAX受注のDX

  1. クラウドFAXで紙から解放され、どこでも受注処理が可能に:
    従来のようにFAX機の前にいなくても、ブラウザから内容を確認・処理。
    テレワークや外出先からも受注対応が可能になります。
  2. 自動読み取りで処理負担を大幅軽減:
    AI OCRが注文書の内容を自動で読み取り、データ化。
    手入力作業や確認の負担が減り、ミスや時間の削減につながります。
  3. FAX・メール・EDIをまとめて管理して、業務全体を最適化:
    受注チャネルごとにバラバラだった処理を一元化。
    担当者ごとの使い分けが不要になり、運用効率が大きく向上します。

「FAXがあるから効率化できない」はもう過去の話です。
いまの仕組みをほとんど変えずに、“FAX注文を、手間なくデータ化し、現場の工数を削減する仕組み”を手に入れられます。

✔ 紙の処理、ゼロに
✔ 手入力、ゼロに
✔ 属人化、ゼロに
✔ 誤処理や処理漏れの不安、ゼロに

まずはお問い合わせください。
実際の帳票サンプルをもとに、無料の読み取りテストをご案内いたします。
「自社でも本当に使えるの?」という疑問を、現場の帳票で確かめてみませんか。

FAX受注の効率化は、働き方改革の第一歩です。

▶︎お問い合わせはこちら


受発注バスターズ編集部

受発注バスターズ株式会社(旧:株式会社batton)は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。

「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。

  • 会社名:受発注バスターズ株式会社(旧:株式会社batton)
  • 設立:2019年8月14日
  • 所在地:〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
  • 公式サイトhttps://batton.co.jp/

※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。