コラム

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fax受注 自動化導入のポイント4選

2025.07.08 FAX

1. はじめに ― こんな悩み、ありませんか？

  • 毎晩遅くまでFAX伝票とにらめっこ…
  • ベテラン担当者しかわからない「慣例」や「社内ルール」が業務を止める…
  • 帳票ごとにテンプレート設定が必要で手間がかかる…
  • 取引先ごとにフォーマットがバラバラで、統一化をお願いできない…

こうした「FAX受注業務あるある」に心当たりがある方は、この記事を読み進める価値があります。
従来の手入力中心の働き方から抜け出し、安全かつ効率的に注文処理を完了する方法を、具体的かつわかりやすく解説します。

2. FAX受注業務の４大課題

製造業や物流業の現場で、FAX受注に関わる代表的な問題点は次のとおりです。

・属人化された判断
 「至急はこのやり方」「A社はこの商品をこう呼ぶ」といったノウハウが担当者の頭の中にあり、不在時は業務がストップ。

・帳票設定の手間
 従来のOCRでは、取引先ごとのレイアウトをひとつずつ登録し直す必要があり、大きな工数負担に。

・フォーマット統一の困難
 そもそも「取引先にも取引先がいる」ため、商流上フォーマット統一をお願いしてもなかなか応じてもらえません。

3. FAX受注を自動化する４つの方法

上記課題を解消するための代表的な手段を整理します。

3-1. PC-FAXの導入

  • しくみ：従来のFAX機ではなく、PC上でFAXの送受信を行う環境を整備
  • メリット：紙の管理が不要、送受信履歴が自動で記録
  • デメリット：OCRやシステム連携は別途必要

3-2. OCR＋RPAによる自動処理

  • OCR：受信したFAXを画像からテキスト化
  • RPA：抽出したデータを社内システムに自動入力
  • ポイント：AIを組み合わせることで手書き文字や独自レイアウトも高精度で読み取り可能

3-3. クラウドFAX／インターネットFAX

  • しくみ：FAX受信をクラウドサーバー上で完結させ、どこからでも確認・ダウンロード
  • メリット：遠隔地からの対応が容易になり、夜間の倉庫待機が不要
  • 注意点：料金プランやセキュリティ設定に要注意

3-4. 受発注システムの導入

  • 概要：FAXだけでなくメールやEDIとも一元連携できるソリューション
  • 効果：異なるチャネルの受注情報を統合し、自社基幹システムへ自動で取り込み
  • 特徴：取引先にフォーマット変更を依頼せずに導入可能

4. 自動化導入で得られる４つのメリット

1.残業ゼロ
 クラウドFAXや受発注システムで在宅・別拠点からでも処理可能。

2.属人化ゼロ
 AI-OCR×RPAがベテランの経験知をカバーし、離職や休暇時も業務停止なし。

3.導入工数削減
 帳票テンプレートの設定やメンテナンスをベンダーが代行すれば、お客様側は初期設定不要。

4.多様フォーマット対応
 FAX／メール／EDIなど商流チャネルを問わず、自動でデータ化。取引先に依頼する手間がゼロに。

5. 注意点と「受発注バスターズ」の強み

5-1. 注意①：複数チャネル対応の実力

  • 一般的課題：FAXだけ自動化しても、メール受注やEDIが残っていると効率化の効果半減。
  • 受発注バスターズ：FAX・メール・EDIを標準対応し、自社内でマルチチャネルの自動化を実現。

5-2. 注意②：帳票レイアウトの多様性

・一般的課題：各取引先によって帳票フォーマットが異なり、通常のOCRではその都度テンプレート設定が必要。これが大きな手間となり、運用上の障壁になります。

・受発注バスターズ：新しい帳票フォーマットに対応する際も、設定作業はすべて弊社が代行します。お客様側で帳票のレイアウトを登録したり、テンプレートを作成する必要は一切ありません。
導入後に帳票の種類が増えても、都度弊社が対応・メンテナンスを行うため、現場の負担はゼロ。運用中もスムーズな自動処理が継続できます。

5-3. 注意③：属人判断の取りこぼし

  • 一般的課題：手書きの“慣例”,“略称”が多く、OCRだけでは判断ミスが発生。
  • 受発注バスターズ：最新の生成AIを活用し、取引先ごとの独自ルールも自動判定・処理。

5-4. 注意④：現場の導入ハードル

  • 一般的課題：取引先へのフォーマット統一依頼やシステム変更の説得が困難。
  • 受発注バスターズ：自社単独導入で完結し、取引先に負担をかけずに自動化を推進可能。

6. 導入事例：○○社のケース

課題：毎晩FAX処理のため残業100時間超、属人化によるミス頻発。
導入効果：

  • 月間残業工数を80％削減（100時間→20時間）
  • 受注ミス率を95％削減
  • 新人研修不要で、即日フル稼働

このように、製造業の現場でも短期間で大幅な改善が可能です。

7. よくある質問（FAQ）

Q1. システム導入に必要な初期コストは？
 A. クラウド型のため大きな設備投資不要。テンプレート登録費用+月額利用料のみでスタートできます。

Q2. 取引先への説明が心配…
 A. 取引先に作業をお願いする必要はなく、FAX送受信は従来通り行えます。

Q3. 他の受注チャネルにも対応できますか？
 A.  はい、FAXはもちろん、メール添付のPDFやExcelファイル、EDI（電子データ交換）、紙で届いた注文書などの書類形式の受注チャネルにも対応しています。

8. まとめ・次のステップ

FAX受注業務は、労力やリスクを抱えたまま続けるのか、それとも自動化で“楽になる未来”を選ぶのか -。
“残業ゼロ”,“属人化排除”,“多様フォーマット対応”を実現するなら、まずは「受発注バスターズ」の無料デモで体験してみてください。

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製造業の現場を、安全に、効率的に。FAX受注自動化の第一歩は、ここから始まります。

受発注バスターズ編集部

受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。

「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。

  • 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
  • 設立：2019年8月14日
  • 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
  • 公式サイト：https://batton.co.jp/

※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。

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