コラム
属人化を防ぐ！卸売・商社の受発注をスマートに変えるクラウド活用術
その「FAX注文」、本当に手放せますか？
卸売・商社の受発注担当者の皆さま、まだFAXや電話で注文を受け付けていませんか？
「今のやり方で慣れているから安心」──そう思っている間にも、現場では毎日こんな負担とリスクが積み重なっています。
- 手入力の工数
FAX注文を一枚ずつチェックし、自社システムに数字を打ち込む作業は１件あたり数分。1日100件で数時間、月間では数十時間もの無駄に。
- ヒューマンエラー
「15ケース」が「51ケース」に読み違われるなどのミスは、在庫不足や納期遅延を招き、取引先クレームの対応コストを増大させます。
- 属人化リスク
ベテラン担当者Aさんの頭の中にある「至急注文は〇日納品」「〇社では商品Xを“Y”と呼ぶ」などの独自ルール。担当者が不在時にはそのノウハウが丸ごと消える恐れがあります。
現場ごとの“あるある”課題とリスク
物流倉庫（製造・物流）
郊外や海沿いに立地する倉庫では、退勤時のバス本数が少なく、人通りもまばら。受注入力担当者が残業すると、帰宅時の安全リスクが高まります。加えて、深夜帯や早朝の人員確保は難しく、慢性的な人手不足を引き起こす原因にも。
食品卸業の深夜対応
卸売会社は夕方で業務終了する一方、居酒屋など納品先は夜から営業開始。発注書は深夜帯に届くことが多く、受注担当者は朝までに処理を終えるため、夜間出社を余儀なくされます。結果として体調不良や離職率の上昇を招くケースも。
帳票設定の手間
従来のAI-OCRでは、取引先ごとに異なる帳票レイアウトをユーザー自ら設定する必要があり、導入初期に数十時間の作業工数が発生。設定ミスがあるとデータ化精度が低下し、現場の負担はさらに増大します。
課題の本質：非効率×属人化×二重対応
- ミスの連鎖
手入力ミス → 出荷ミス → クレーム対応 → 社内調整 → 担当者残業
- 誰もが対応できない業務設計
特定個人への依存は、休暇や急な離職で業務停止リスクに直結。
- デジタル化の途中で生まれる二重対応
一部の取引先がFAX継続 → 新旧フロー併存 → 結局二度手間に。
これらを放置すれば、安全面のリスク、人手不足、働き方の悪化、企業競争力の低下を招きます。
解決策：クラウド×AIの“一気通貫”仕組み化
受発注業務をクラウドプラットフォーム上で一元管理し、AIを活用して個別ルールも自動処理。現場の負担を根本から解消します。
- 自動データ化
FAXやメール注文をAI-OCR／専用APIで自動テキスト化。手入力を大幅に削減し、転記ミスを激減。
- リアルタイム共有
注文情報がクラウド上で即時反映。チーム全員が同じ画面を見て対応でき、属人化リスクを排除。
- AIルールエンジンによる属人化排除
「至急」フラグや取引先ごとの商品呼称など、従来は担当者の頭の中で処理していた独自ルールも、AIが学習して自動判断・自動反映します。
- かんたん操作画面
メニューやボタンは最小限。受注登録は”帳票ファイルをアップロードするだけ”で完了。ITに不慣れな方でも迷わず操作できます。
- 帳票設定完全代行
取引先ごとの帳票レイアウト設定はすべて当社が実施。お客様の手を煩わせず高精度なデータ化を実現。
受発注バスターズが選ばれる３つの理由
- ワンストップ自動化
専用FAX番号・メールアドレスへの送信だけで、すべての注文を自動データ化。手入力不要。
- ライトプランで即トライアル
小規模でも導入しやすい「受発注バスターズ ライト」。まずはトライアル感覚で始められます。
- 卸売業での導入効果
- 年間126万円のコスト削減
- 486時間の作業時間削減
- 年間126万円のコスト削減
を達成。夜間・深夜の残業や安全リスクからも解放され、新規採用不要で人手不足を解消しました。
成功事例：卸売C社の“残業ゼロ”ストーリー
– 課題：1日200件超のFAX注文を手入力。夜間・深夜出社で体調不良が頻発。
– 導入後：FAX注文はすべて自動データ化、月間の入力工数は 50％以上 削減。夜間対応は不要となり、月末残業ゼロを実現。
– 効果：担当者は新規顧客フォローや在庫分析など、付加価値の高い業務に集中できるようになりました。
まとめ：今すぐ現場をアップデートする一手を
紙とFAX中心のアナログ業務は、時間、コスト、安全面、人材確保、すべての面で企業の足かせです。
一方、クラウド×AIによる仕組み化は、ミスとムダを一掃し、働き方改革と競争力強化を同時に実現します。
まずは 無料トライアル で、貴社の受発注フローをアップデートしませんか？