コラム
BtoB受発注の効率化とは？現場課題と解決策を徹底解説【システム比較と最新ソリューション】
はじめに：なぜ今「BtoB受発注」が注目されているのか
BtoB取引に欠かせない受発注業務。
「取引先からFAXやメールで注文書が届き、担当者が基幹システムへ手入力する」-多くの製造業・卸売業・商社では、この光景が今も当たり前のように続いています。
しかし現場では、
• 毎日山のように届く注文書の入力作業に追われる： 手入力が中心で、担当者の残業や疲弊が常態化。
• フォーマットが取引先ごとに違い、入力ミスが絶えない： 帳票の形式が統一されておらず、誤入力や確認作業が頻発。
• 属人化していて、ベテランが休むと業務が回らない： 経験に頼った処理が多く、ノウハウが共有されていない。
• 人員不足で、増員したくても採用が難しい： 慢性的な人手不足により、既存スタッフの負担が増大。
こうした課題が積み重なり、「このままでは現場が回らなくなる」と感じている担当者は少なくありません。
本記事では、「btob受発注」というキーワードで情報を探している方に向けて、
現場が直面している課題と解決策をわかりやすく解説します。
さらに、従来のシステムでは解決できなかった問題を解消する最新ソリューションも紹介します。
BtoB受発注業務の現場で起きている問題
1. 帳票設定の手間
従来のAI-OCRは便利そうに見えますが、実際には帳票ごとに細かな設定が必要でした。
取引先ごとにレイアウトが違うため、その都度テンプレートを作る手間が発生。新しい取引先が増えるたびに設定作業が発生し、結局「現場が疲弊するだけ」という声も多いのです。
2. 属人化によるリスク
「この会社から“至急”と書かれてきたら、納期を1日早める」
「A社の商品コード＝自社の商品番号△△」
こうした暗黙知は、担当者の頭の中にしか存在しません。
つまり、担当者がいないと業務が止まる＝属人化のリスクが常に付きまといます。
3. 取引先にも取引先がある
受発注業務がややこしい最大の理由はここです。
自社の取引先にもさらに取引先があり、結果として帳票フォーマットは統一されません。
「これからはWEBシステムにしてほしい」とお願いしても、相手の事情で応じてもらえないのが現実です。
4. 人手不足と安全面の問題
郊外や港湾近くに倉庫がある企業では、受注入力担当者が残業で夜遅くまで働き、帰り道が危険になることもあります。
加えて、人材採用難が続く中、バックオフィス人員を増やすのも簡単ではありません。
従来の「BtoB受発注システム」で解決できたこと・できなかったこと
近年、インフォマートやCO-NECTといったクラウド型受発注システムが広く普及してきました。
メリット
• 受注・発注をオンライン上で一元管理できる： 注文状況や在庫、納期などをクラウド上で共有し、業務の可視化を実現。
• 入力作業を減らし、ミスを防げる： 手入力の手間を削減し、自動化によって誤入力や転記ミスを防止。
• 属人化をある程度解消できる： システム上でルールを共有できるため、担当者が変わっても同じ品質で対応可能。
デメリット
• 取引先にも利用してもらわないと効果が出ない： 双方で同じシステムを使う必要があり、相手側の同意や設定がハードルになる。
• 操作習熟に時間がかかり、現場に定着しにくい： 現場担当者のITリテラシーに差があり、初期の教育・運用負荷が高い。
• 導入コストが高く、すぐにはROIが見えにくい： システム構築や運用費用が大きく、短期的な費用対効果を示しづらい。
つまり、従来のシステムは「取引先も巻き込む」ことが前提であり、これが最大の導入ハードルでした。
そこで注目される「自社内完結型」の解決策
ここで登場するのが、「受発注バスターズ」という新しいアプローチです。
特徴はシンプルに言えば「取引先を巻き込まず、自社だけで業務を自動化できる」点にあります。
主な特徴
1. 帳票設定は不要
従来のAI-OCRのようにユーザーがテンプレートを作成する必要はありません。
帳票設定はすべてサービス提供側が代行。担当者は「注文書を専用フォルダに入れるだけ」でOKです。
2. 暗黙知もAIが再現
「至急」「特別単価」「取引先ごとの呼び方」など、これまで人間の頭で処理していたルールもAIが学習し、自動処理します。
これにより属人化が排除され、誰でも同じ品質で業務を回せるようになります。
3. 取引先にお願いしなくて良い
FAX・メール・PDFなど、取引先のやり方はそのままで大丈夫。
自社内で自動化が完結するため、相手先の都合に左右されずにDXを進められます。
4. 既存環境との互換性
• DocuWorksなどのフォルダ連携： 指定フォルダに帳票を入れるだけで、自動的にシステムへアップロードされ処理が開始。現場の運用を変えずに自動化を実現。
• 基幹システムとの互換性： 受発注データはCSV形式で出力でき、RPAを活用すれば自動で基幹システムにインポート可能。既存環境を活かしながら効率化を進められる。
5. 導入・運用が簡単
「システム導入で現場が混乱するのでは？」という不安も不要。
初期設定から帳票登録まですべてベンダー側が代行するため、現場はすぐに運用開始できます。
実際に得られる効果
• 工数削減： 入力作業の最大93%を削減。残業ゼロを実現した事例もあり、担当者の負担を大幅に軽減。
• ミスの減少： OCR＋AIの組み合わせにより認識率96%以上を達成。誤出荷や請求ミスが激減し、信頼性が向上。
• 属人化の解消： 業務フローを自動化することで、担当者が休んでも処理が滞らない仕組みを実現。
• 働き方改革の推進： 深夜残業や休日出勤が不要になり、労働環境が改善。安全性と定着率も向上。
• 取引先との関係維持： 相手に新しいシステム利用を強制する必要がなく、既存の取引関係を崩さずに効率化を実現。
まとめ：BtoB受発注のDXは「無理なく自社から」が成功の鍵
• 帳票設定の手間： 取引先ごとに異なるフォーマットへ都度対応が必要で、設定や更新に時間と労力がかかる。
• 属人化のリスク： ベテラン担当者だけが処理方法を把握しているケースが多く、休暇や異動時に業務が滞る危険がある。
• 取引先への遠慮： システム変更やフォーマット統一を依頼しにくく、結果的に自社側の負担が増える。
• 人手不足と安全性の問題： 夜間や早朝の対応が常態化し、残業・帰宅時の安全面にもリスクが生じている。
これらは、どの企業の受発注現場でも共通する課題です。
そして従来のシステムでは「取引先を巻き込む必要がある」という壁に阻まれてきました。
受発注バスターズは、この壁を超えるための現実的な解決策です。
取引先にお願いせず、自社だけで業務効率化を進められる。
しかも、初期設定や帳票登録の手間はすべて代行してもらえるので、ITが苦手な現場でも安心して使えます。
まずは無料テストで「自社の帳票がどこまで自動化できるか」を確認してみるのがおすすめです。
「もう人手でやらない、属人化させない受発注業務」を実現し、貴社の現場を次のステージへ進めてみませんか？
受発注バスターズ編集部
受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。
「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。
- 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
- 設立：2019年8月14日
- 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
- 公式サイト：https://batton.co.jp/
※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。