「毎日届くFAXやPDFの注文書を手入力していて時間が足りない…」
「人を増やそうにも採用が難しい」
「AI-OCRを試してみたけれど、設定が大変で結局使わなくなった」

こうした悩みを抱える製造業・卸売業・商社の担当者は非常に多くいます。
本記事では、AI-OCRスキャナを使って受発注業務を自動化する方法を、わかりやすく解説します。
さらに、「設定が面倒」「取引先ごとにフォーマットが違う」「属人化している」など、現場でよくある課題をどう解決すればよいか、実際の運用例を交えて紹介します。

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1. AI-OCRスキャナとは？現場でどう使われているのか

AI-OCRとは、人工知能（AI）が文字を読み取り、帳票データを自動でデジタル化する技術です。
「スキャナ」と連携することで、紙の注文書や納品書を読み取って自動的にデータ化できるため、手入力の手間を大幅に削減できます。

従来のOCRでは「活字の読み取り」しかできませんでしたが、AI-OCRは違います。
手書き文字やFAXのかすれ文字、取引先ごとに異なるフォーマットにも柔軟に対応し、正確にデータ化できます。

AI-OCRスキャナの主な利用シーンは次の通りです。

こうした現場では、スキャナで読み込んだ帳票をAI-OCRに取り込み、CSVやExcel形式で出力して基幹システムへ登録する流れが一般的です。

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2. 従来のAI-OCRスキャナが抱える3つの課題

AI-OCRの仕組み自体は便利ですが、「実際に導入してみると運用が続かない」という声も少なくありません。
ここでは、導入現場でよく起きる3つの課題を整理します。

(1) 帳票設定が大変で運用が止まる

多くのAI-OCRでは、会社ごと・取引先ごとに帳票レイアウトが異なるため、
ユーザー自身が「この欄は品番」「この欄は数量」などの設定を行う必要があります。

この初期設定作業が非常に手間で、AIの学習にも時間がかかるため、
「結局、設定で止まってしまった」「運用が定着しなかった」というケースが多いのです。

(2) 属人化してしまう

受注業務には、担当者の“経験と勘”が多く関わります。

たとえば、「この会社から“至急”と書かれているから納期を前倒ししよう」「この取引先ではこの商品名は別名で登録する」といった判断です。

こうした知識は担当者の頭の中にしかなく、他の人が代わりに作業できない属人化を生みます。

(3) フォーマットを統一できない

取引先ごとに帳票の形式が異なるのは当然です。

なぜなら、取引先にもさらに取引先があり、それぞれが別のフォーマットを使っているからです。
こちらから「フォーマットを統一してください」「これからはWEB上でやりとりしましょう」「同じシステムを導入してください」とお願いしても、現実的には難しいのが実情です。

結果、AI-OCRを導入しても“理想の自動化”が実現できず、手作業が残ってしまうケースが多いのです。

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3. 現場が求めているのは「設定不要」で「取引先任せにしない」仕組み

AI-OCRを導入した企業の多くが口をそろえて言うのが、
「設定をしたくない」「取引先を巻き込みたくない」という本音です。

つまり、“自社だけで完結できる自動化”こそが現場に求められています。
自社のやり方を変えず、取引先にも迷惑をかけない。
それでいて人員削減・業務効率化を実現できる。

この条件を満たすAI-OCRスキャナが、今の市場で強く求められています。

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4. 「受発注バスターズ」が解決する5つの課題

ここで紹介したいのが、クラウドサービス 「受発注バスターズ」 です。
これは、AI-OCRの課題をすべて現場視点で解決するために作られた受発注自動化プラットフォームです。

(1) 帳票設定はすべて代行

従来のAI-OCRは帳票設定が大変でしたが、受発注バスターズでは帳票設定をすべて代行します。
ユーザー側で項目を設定する必要は一切ありません。
取引先から届いた帳票をそのままスキャンするだけで、自動的にデータ化が始まります。

(2) 属人化をAIが解消

「この取引先の“至急”は翌日納品」「この商品コードは別名で登録」など、
これまで人が頭の中で処理していた取引先ごとのルールも、AIが自動で判断・処理します。
担当者の経験をAIが引き継ぐことで、誰が対応しても同じ品質を保てます。

(3) 取引先に負担をかけない

受発注バスターズは、取引先にフォーマット統一やシステム導入を依頼する必要がありません。
FAXやメールでの注文をこれまで通り受け取りながら、自社側で自動化できます。
つまり、自社だけで受発注業務の効率化が完結します。

(4) 多様なフォルダ連携に対応

DocuWorks、Box、Googleドライブ、OneDrive、e-受信など、主要なストレージと連携できます。
特定のフォルダに帳票を入れるだけで、受発注バスターズに自動アップロードされ、AI-OCR処理がスタート。
これにより、フォルダ連携→自動解析→データ出力までがシームレスに行えます。

(5) 基幹システムとの高い互換性

出力データはCSV形式で出力できるため、既存の販売管理・在庫管理システムに取り込み可能です。
RPAを使えばCSVの自動インポートもでき、完全自動化が実現します。
また、紙帳票はRICOH製スキャナ「fi-8040」との自動連携にも対応。
スキャンするだけで、AI-OCR処理が始まり受発注バスターズにデータが届きます。

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5. 実際の導入効果：人員削減・残業ゼロの実現

受発注バスターズを導入した企業では、次のような成果が報告されています。

単なる「OCRツール」ではなく、現場の業務フロー全体を効率化する仕組みとして機能しています。
属人化を排除し、採用難に悩む企業でも「今の人数で回せる体制」を作り出しています。

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6. まとめ：AI-OCRスキャナで“手入力ゼロ”の未来へ

AI-OCRスキャナは、単なる読み取り機能ではなく、業務そのものを変える起点です。
帳票設定不要、属人性の排除、取引先に負担をかけない設計で、受発注の現場に革命を起こします。

「受発注バスターズ」は、その中心となるクラウドサービスです。
紙の注文書をスキャンするだけで、取引先ごとのルールを理解し、自動でデータ化。
出力データはCSV形式でシステムに取り込めるため、現場の流れを一切変えずに自動化を実現します。

人手不足・残業・採用難に悩む企業こそ、
“設定不要”のAI-OCRスキャナ連携ツールを導入すべきです。

まずは、御社の帳票で無料テストを試してみてください。
驚くほどスムーズに、“手入力ゼロ”の受発注業務が始まります。

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よくある質問（Q&A）

Q1. AI-OCRスキャナとはどんな仕組みですか？
A. スキャナで読み取った帳票の文字をAIが自動認識し、デジタルデータ化する仕組みです。手書き文字やFAXのかすれ文字も正確に読み取ります。

Q2. 受発注バスターズを導入すると、取引先にシステム導入をお願いする必要がありますか？
A. ありません。取引先はこれまで通りFAXやメールで注文を送るだけでOKです。自社側だけで自動化が完結します。

Q3. 紙の注文書も対応できますか？
A. はい。RICOH製スキャナ「fi-8040」とも連携しており、スキャンするだけでAI-OCR処理が自動で行われます。

Q4. 自社の基幹システムと連携できますか？
A. 受発注バスターズはCSV形式でデータを出力できるため、RPAや手動で既存システムにインポート可能です。

Q5. 導入に専門知識は必要ですか？
A. いいえ。帳票設定やシステム設定はすべて弊社が代行します。ITリテラシーが高くなくても、すぐに使い始められます。

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受発注バスターズ編集部

受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）は、AI搭載の業務効率化ツール「受発注バスターズ」やRPA「batton」の開発・提供を通じて、製造業・卸売業・商社の業務効率化とDXを支援しています。

「誰もが、仕事を遊べる時代へ。」をミッションに掲げ、属人化の排除や作業の自動化によって、人手不足やミスの多発といった現場の課題解決に取り組んでいます。

• 会社名：受発注バスターズ株式会社（旧：株式会社batton）
• 設立：2019年8月14日
• 所在地：〒104-0032 東京都中央区八丁堀3丁目5-4 NOVEL WORK 京橋 3F
• 公式サイト：https://batton.co.jp/

※本記事は「受発注バスターズ編集部」が執筆・監修しています。