うまい棒などのお菓子メーカーとして全国に幅広いネットワークを持つ株式会社やおきん様は長年、FAX処理に大きな課題を感じていました。
今回は、システム業務課の栗林 雅治さんに、「受発注バスターズ」の導入の背景や効果についてお話を伺いました。
会社情報
『株式会社やおきん』
・設立：1981年9月
・業種：菓子卸売業
・従業員数：80名
・事業内容： 菓子、食料品の企画・販売。玩具の販売
・URL：https://www.yaokin.com/
お話を伺った方
・栗林 雅治さん（システム業務課）
業務効率化への課題意識
栗林さんは、社内のシステム全般を担当する中で、以前からFAXでの注文書処理に課題を感じていました。
栗林 雅治さん（システム業務課）
栗林さん：
当社では、注文書の約3割がFAXで届いていました。
手入力での処理には時間がかかり、ミスも起きやすかったです。
特に繁忙期には、1日に2000枚近くのFAX注文書が届くこともあり、その処理にパートスタッフも残業を余儀なくされていました。
以前からOCRの導入を検討していましたが、手書きの注文書への対応や初期費用の高さがネックでした。
受発注バスターズとの出会いと導入の決断
そんな中、展示会「Japan IT Week」で「受発注バスターズ」に出会います。
栗林さん：
クラウドサービスであることから、初期費用も抑えられ、試験的に導入しやすいと感じました。
最初は『ダメなら数ヶ月でやめよう』という気持ちでしたが、実際に試してみると効率が格段に上がりました。
他社のOCRサービスも検討しましたが、「自社のフォーマットに合わせなければ使えない」・「柔軟な対応が難しい」などの課題がありました。
しかし、受発注バスターズは要望に応じて機能を改良し、システムのアップデートも積極的に行ってくれました。
スタッフはチェック作業に集中できる環境に
導入前は、注文書を手入力し、その後別のスタッフがチェックするという二重の作業が発生していました。
特に商品コードの入力には経験が必要で、新人スタッフには大きな負担でした。
栗林さん：
受発注バスターズを導入したことで、入力の役割をAIが担ってくれるようになりました。
スタッフはチェック作業に集中でき、人員的にも1人分以上の負担が減りました。
特にJANコードの認識はほぼ100％で、商品コードや納品先コードを調べる手間が省けました。
また、クラウドFAXサービスと組み合わせることで、紙の注文書をスキャンする手間も省け、さらに効率化が進みました。
以前は1社から100枚以上のFAXが届くと、パートさんたちも『大変だ』と感じていましたが、今ではスムーズに処理できるようになりました。
現場からの高評価
最初は新しいシステムへの不安や抵抗もあったそうですが、実際に効果を実感することでスタッフの意識も変わりました。
栗林さん：
パートさんから『もっとこのシステムを使いたい』『他の取引先の注文書でも活用したい』という声が上がるようになりました。
作業時間が減り、ミスも減少しています
新人スタッフでも受発注バスターズを使うことで、早期に業務に慣れることができ、教育の手間も軽減されました。
本当にもっと早く導入すればよかったと感じています。
最初は不安もありましたが、試験導入を経てその効果を実感できました。
要望に対して柔軟に対応していただけるので、常にシステムも進化していると感じています。
全体の20～30％のFAXを「受発注バスターズ」へ
今後は、全体の20～30％のFAX注文書を受発注バスターズで処理したいと考えています。
栗林さん：
現状、FAX注文書の約8％で受発注バスターズを活用していますが、この比率を20～30％まで高めていきたいと考えています。
そうすることで、業務効率はさらに向上すると感じています。
おわりに
株式会社やおきん様の事例は、FAX注文書の処理に課題を抱える多くの企業にとってとても参考になるモデルケースです。
注文書特化のAI-OCR「受発注バスターズ」の活用は、業務効率化だけでなく、スタッフの働きやすさやミスの減少といった多角的な効果をもたらしています。
新しいシステムの導入には不安がつきものですが、実際に試してみることで見えてくる効果もあります。