企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する中、紙媒体での業務プロセスを見直す動きが加速しています。
今回は、長年にわたりFAXでの注文処理を行ってきた企業が、業務効率化の一環として受発注バスターズを導入し、その効果を実感した事例について、担当者の方々にインタビューを行いました。
会社情報
『東洋合成工業株式会社』
・設立：1954年9月
・業種：有機化学工業製品製造業
・従業員数：887名（2024年3月末時点）
・事業内容：感光剤や化成品の製造・販売、高純度合成溶剤・化学品の保管管理・物流倉庫業 など
・URL：https://www.toyogosei.co.jp/
お話を伺った方
・加藤 永子さん（情報生産性向上推進部 DX推進部 担当課長）
・渡邉 彩さん（ロジティック事業部 高浜油槽所 物流業務部 デリバリーチーム 主任）
・金子 侑香里さん（ロジティック事業部 高浜油槽所 物流業務部 デリバリーチーム）
受発注バスターズ導入のきっかけ
加藤さんは、自部門のFAXでの受注処理における課題を日々感じていました。
代表の話がきっかけで、詳しい話を聞いてみることになりました。
加藤 永子さん（情報生産性向上推進部 DX推進部 担当課長）
加藤さん：
代表がある交流会で、battonの受発注バスターズの話を聞いてきたのが最初のきっかけです。
そこから、「一度話を聞いてみてはどうか」と提案してくれて、詳しく話を伺うことになりました。
当時は、DX推進の取り組みは特にしていませんでした。
私はこのロジティクス部署で上司を務めており、一人で業務改善活動を進めていました。
Web受注を広げようと試みていたのですが、なかなか難しくて。
FAXが残ることは決定的だったので、FAXからのシステム登録部分の改善方法を考えていたところでした。
Web受注とFAX受注の課題
Web受注の導入には限界があり、どうしても残ってしまうFAX受注において業務の属人化や入力ミスによる大きな課題を抱えていました。
加藤さん：
まず、お客様がFAXからWeb受注に移行できない理由がいくつかありました。
WEB環境が無く運送会社が対応できない為、FAXで送信作業が残り工数削減にならない。
また、内部統制の変更が必要なために容易に発注方法が変更できないというお断りの声もありました。
渡邉 彩さん（ロジティック事業部 高浜油槽所 物流業務部 デリバリーチーム 主任）
渡邉さん：
FAXでは、お客様ごとに異なる発注フォーマットや手順があり、その都度対応が必要でした。
新人が業務を完全に習得するまでに1年以上かかることもあり、業務の属人化が大きく進んでいました。
部内ではマニュアルを作成して、全員が全取引先を対応できるように取り組んでいますが、その中でもやはりミスは発生してしまいます。
入力ミスが起こると、その対応に半日以上かかることもありました。
リアルタイムで動く業務なので、ミスがあると全体に影響が出てしまいます。
また、常にミスと隣り合わせの作業なので多大なプレッシャーを感じながら、業務を進めていく必要があってやっている身からすると、気疲れしてしまうようなときもありました。
数多くあるAI-OCRの中で、バスターズを選んだ決め手
数年にわたってAI-OCRの導入検討を行っていた中で、受発注バスターズを選んだ決め手は、設定が不要（batton社が代行）というところでした。
加藤さん：
以前からAI-OCRには興味があり、複数のサービスを検討していました。
バスターズを選んだ最大の理由は、自分たちで詳細な設定をしなくても、依頼すれば設定してもらえる点です。
他のサービスでは、読み取り位置や文字の認識などを自分たちで設定する必要があり、それが大きな負担でした。
また、様々なフォーマットに対応している点も大きかったです。
お客様ごとに異なるフォーマットのFAXに対応できるので、業務フローを大きく変えずに受発注バスターズを導入できました。
時間削減とミス減少の効果
文字を入力する工程が1つなくなるだけでも、大きな時間削減に繋がりました。
ミスが減少し、その後の対応も同時に減少しました。
渡邉さん：
一文字一文字手入力する作業がなくなったのは大きい効果です。
作業工程が一つなくなるだけで非常に楽になりました。
入力ミスも減り、確認作業の手間も減少しました。
これからも、新人スタッフでも迷わずに作業できるのではないかと思います。
具体的には、1件あたりの入力時間が約10秒短縮されました。
月に200件以上の注文を処理するので、その積み重ねで大きな時間削減を見込んでいます。
ミスの発生率も下がりました。
以前は入力ミスによるトラブルが月に数件発生していましたが、受発注バスターズで処理している取引先については、現在ではほぼゼロになりました。
金子 侑香里さん（ロジティック事業部 高浜油槽所 物流業務部 デリバリーチーム）
金子さん：
出力された内容の確認画面で、読み取った項目がどこから取得されたのかが一目で分かるようになったのも助かります。
以前は手入力でミスが起きると、その後の対応に多くの時間を費やしていましたが、それも大幅に減りました。
定性的には、スタッフの負担が大きく軽減されました。
複雑な入力作業から解放され、安心して業務に取り組めるようになりました。
全体の70%の処理を、受発注バスターズで
加藤さん：
全体の受注業務の内、受発注バスターズで自動化する部分を、50%に引き上げ、最終的には70%の処理を実現させたいと考えています。
やはりFAXが多くを占める状態が続くことはわかっているので、そこへの対応を積極的に進めていく予定です。
そして受発注バスターズには、さらなる機能拡充を期待しています。
現場からのフィードバックを反映していただけるので、とても助かっています。
今後も、一緒に業務改善を進めていければと思います。
おわりに
受発注バスターズの導入により、同社は長年の課題であったFAX業務の効率化に大きな成果を上げました。
手入力業務からの脱却は、スタッフの負担軽減や業務品質の向上につながっています。
今後もDXを推進し、業務プロセスの改善とスタッフの働きやすい環境づくりに取り組んでいくとのことです。